Datos bancarios, número de tarjeta de crédito, documentos, geolocalización, contratos, información médica… Todos sabemos las implicaciones de compartir tales contenidos con extraños. Sin embargo, esto es exactamente lo que hacemos diariamente por WhatsApp.

Si para una persona física la filtración de datos confidenciales ya causa daños importantes, imagina en una organización con cientos de empleados. El daño se multiplica, resultando en multas millonarias, perjuicios a la credibilidad y a la reputación en el mercado.

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Un estudio realizado en 2021 por Veritas Technologie revela que el 84% de los profesionales encuestados en Brasil admiten compartir información confidencial de las empresas donde trabajan por aplicaciones de mensajería como WhatsApp y que el 71% de estas personas llegan a guardar la información compartida.

Hay mucho contenido sensible circulando sin la menor seguridad o garantía de confidencialidad, lo que exige la máxima atención de las compañías, discernimiento sobre lo que puede o no ser compartido por WhatsApp y conocimiento de las consecuencias derivadas de la exposición de información privada.

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¿Cómo prevenir la filtración de datos por WhatsApp?

Existen algunos cuidados para disminuir los riesgos de compartir datos por la app de mensajería. Implementar políticas de uso de este recurso y realizar entrenamientos periódicos con todos los usuarios de WhatsApp en la corporación son iniciativas básicas para esclarecer lo que es confidencial.

Para facilitar este proceso, traemos aquí algunos consejos:

• Separa los datos sensibles de los demás. Son información privada aquellas que identifican la origen racial o étnica, la convicción religiosa, la opinión política, la afiliación a sindicatos o la organización de carácter religioso, filosófico o político, además de datos relativos a la salud (dato genético, biométrico, entre otros).

  
  

• Certifícate de la real necesidad de la empresa en obtener información privada. ¿Esto tiene un impacto decisivo en la operación?

  
  

• Registra toda la recolección de datos y la finalidad de este proceso.

  
  

• Adopta procedimientos internos rigurosos para el tratamiento de datos personales sensibles, con elaboración de informes de impacto y revisión de políticas de desecho de la información.

• Revisa los contratos de trabajo y verifica la existencia de cláusulas relativas a la protección de datos personales, y las autorizaciones otorgadas por el colaborador a la empresa con respecto al uso de tales información.

• Establece un canal de comunicación con el colaborador y con el público en lo que respecta a eventuales violaciones a la LGPD.

  
  

• Crea un espacio de denuncia y un comité de privacidad para detectar posibles infracciones.

  
  

• Adopta el monitoreo de conversaciones ocurridas en WhatsApp utilizado para asuntos corporativos, con el fin de identificar posibles riesgos de filtración de datos.

El monitoreo de WhatsApp es un diferencial

Con los sistemas híbridos de trabajo adoptados por las empresas se ha vuelto desafiante tener control sobre la comunicación, ya que los asuntos corporativos empezaron a ser tratados por WhatsApp y desde cualquier lugar.

Una alternativa eficaz para minimizar el riesgo de compartir información confidencial es el monitoreo de las conversaciones por la aplicación. De esta forma, se registran las interacciones ocurridas, así como el envío y recepción de archivos, imágenes, información personal, contractual y financiera.

Zapper es la primera solución de América Latina de inteligencia conversacional capaz de monitorear las interacciones realizadas por WhatsApp, con total conformidad a la LGPD, ofreciendo así más seguridad a la comunicación corporativa.

La plataforma detecta a través de palabras clave cualquier indicio de compartición indebida de información o incluso de infracciones contra las políticas de la empresa, previniendo la exposición de datos sensibles, ya sea de la corporación o de usuarios.

La información recolectada se almacena en la nube, con acceso restringido, y puede aún ser metrificada, generando informes analíticos para uso del departamento de recursos humanos, departamento jurídico, comercial, de acuerdo con las necesidades de cada sector.

Se trata de una solución completa que demuestra el cuidado de la compañía en relación a la seguridad de los datos y que viene a definir claramente la responsabilidad por comparticiones no autorizadas de información por WhatsApp.

Controlar la comunicación y prevenir riesgos son prácticas altamente valoradas en el mercado y definidas como diferenciales competitivos. ¿Qué empresa no desea estar entre las organizaciones más respetadas? ¡Con Zapper, puedes!

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