Aparte de acercar a las empresas de los clientes y agilizar la comunicación, el WhatsApp ha traído a muchos segmentos de mercado diferenciales competitivos, a través de la creación de nuevos servicios.

Pasar horas en la fila de la notaría para reconocer firmas, realizar registros y solicitar documentos quedó definitivamente en el pasado desde que las agencias ampliaron sus canales de atención y adoptaron el WhatsApp para optimizar sus demandas.

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Esta iniciativa trajo beneficios no solo a los clientes, que ganaron tiempo y ahora no necesitan desplazarse hasta las agencias, sino también a los empresarios de este sector, que ampliaron el portafolio de servicios y potenciaron sus ingresos, sin necesidad de nuevas inversiones en infraestructura y personal.

Actualmente, cualquier usuario de WhatsApp puede contactar a la notaría para aclarar dudas e incluso para solicitar :

• 2ª copia de la partida de nacimiento;

  
  

• emisión de partida de defunción;

  
  

• 2ª copia de la partida de matrimonio;

  
  

• copia de protestos;

  
  

• visualización del registro de propiedades;

  
  

• reconocimiento de firma.

Una modalidad totalmente nueva de servicio, que surgió con el uso masivo del WhatsApp, es la constitución de pruebas judiciales, a través de la validación de conversaciones por la aplicación. En este caso, el dispositivo se lleva a la notaría para que el notario registre el contenido del diálogo en acta notarial. De esta manera, la interacción será autenticada y considerada como verdadera a efectos procesales.

Pero con tantos datos confidenciales siendo transmitidos por la plataforma diariamente, ¿cómo controlar este ambiente para evitar la filtración de información y aún prevenir desviaciones de conducta e infracciones durante los diálogos?

El monitoreo del WhatsApp de la notaría para supervisar la conformidad de la comunicación es fundamental y aporta más credibilidad para el cliente en la contratación de servicios y respecto a la seguridad y privacidad de los datos.

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Monitoreo de WhatsApp para notarías

Adoptar el WhatsApp en las rutinas de una notaría es una iniciativa que requiere algunos cuidados, debido al gran volumen de datos sensibles que pueden circular en la plataforma y que deben ser preservados.

La primera estrategia de seguridad a implementar para el uso de este canal de comunicación es optar por la versión Business, que debe concentrar todos los mensajes de los clientes. Es super importante que todos los colaboradores utilicen una versión corporativa de la aplicación.

El segundo paso en este proceso es la oficialización del canal de WhatsApp para los clientes, estableciendo así un horario de atención y designando profesionales para responder a las solicitudes que lleguen por la aplicación de mensajería.

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A continuación, es necesario ejercer gobernanza sobre todos esos diálogos que se realicen por la plataforma para observar la conducta de los colaboradores durante las interacciones y asegurar el tratamiento adecuado de los datos privados, demandas que son facialmente resueltas con Zapper.

Se trata de una solución completa que ofrece monitoreo de mensajes por WhatsApp, almacenamiento de los contenidos de acuerdo con la Ley General de Protección de Datos y análisis de la información, a través de la inteligencia conversacional.

En el monitoreo del WhatsApp por Zapper, el gestor puede:

• identificar puntos de mejora en la atención y perfeccionar el rendimiento de los colaboradores;

  
  

• observar el cumplimiento de las normas de la empresa y de las leyes vigentes por los atendientes;

  
  

• identificar ruidos en la comunicación entre empleados y clientes;

  
  

• registrar todas las conversaciones incluso si uno de los usuarios borra algún mensaje;

  
  

• reforzar las políticas de compliance internas;

  
  

• almacenar diálogos, archivos de imagen, texto, audio y video en la nube por tiempo indefinido y consultar este material cuando sea necesario;

  
  

• recopilar todos los datos monitoreados y aplicar filtros para el análisis de la información;

  
  

• creación de informes directamente desde la plataforma, con datos precisos de los atendimientos, para constituir nuevas estrategias.

El funcionamiento de la solución es simple y eficaz, ya que las interacciones son supervisadas en tiempo real. Al registrar palabras que indiquen conversaciones sospechosas, se envía una notificación al gestor, que puede analizar inmediatamente el contexto en el que esas palabras están siendo utilizadas e intervenir en el diálogo, si es necesario.

Esta posibilidad promueve mayor tranquilidad a la notaría, que tendrá pleno control de su comunicación y ofrecerá más seguridad a sus colaboradores y clientes. ¡Cuenta con Zapper para generar más credibilidad y practicidad en la atención de tu notaría!

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