Atire a primeira pedra a empresa que não utiliza o WhatsApp como principal ferramenta de comunicação interna e externa no dia a dia. Se propormos esse desafio às organizações brasileiras, praticamente não veremos pedras.

De acordo com um estudo realizado em 2023 pela Yalo, plataforma de comércio conversacional, que contou com dados da International Data Corporation (IDC), o WhatsApp é mesmo o app mais utilizado na comunicação corporativa no Brasil, com 95% de adesão das empresas. E tem mais: a pesquisa revela que o uso desse recurso deve crescer 30% até 2025!

Com esses números dá pra imaginar o volume de mensagens trocadas entre os colaboradores de uma corporação e com terceiros diariamente! É por isso que foram criados grupos no WhatsApp corporativo, para facilitar as conversas internas e com clientes e fornecedores.

A questão é que não basta criar um grupo, nomear administradores e não existir um monitoramento para garantir o cumprimento das boas práticas. Está mais do que na hora das organizações se conscientizarem da importância da governança sobre as conversas realizadas nesse aplicativo e dos riscos que a ingerência sobre as mensagens causa à imagem da corporação.

Qual é a responsabilidade das empresas nos grupos de WhatsApp?

Criar grupos de trabalho no WhatsApp é inevitável, independentemente da quantidade de funcionários da empresa. Ao mesmo tempo em que agiliza a troca de informações e envio de arquivos e documentos, a prática é desafiadora porque envolve pessoas e eventuais desvios de conduta, gerando crises de relacionamento interno, riscos à imagem e credibilidade da empresa e até problemas judiciais.

Existem, no entanto, alguns protocolos que devem ser adotados pelas companhias para prevenir situações polêmicas e insatisfação por parte dos colaboradores. Destacamos algumas iniciativas que a organização deve ter:

• Se a participação do colaborador num grupo de WhatsApp da empresa for obrigatória, essa regra precisa estar entre as políticas internas da empresa e estar expressa em contrato;
  
  

• Caso a regra seja adotada recentemente, é necessário conscientizar os colaboradores antigos sobre a importância de estar nesses grupos para facilitar a dinâmica do trabalho. Reforce os prejuízos que a ausência pode trazer não só na atualização das tarefas, mas também ao relacionamento interno com a equipe e gestores, o que prejudica a performance individual;
  
  

• A companhia deve oferecer um treinamento sobre linguagem adequada, etiqueta no uso do app e estabelecer um horário para troca de mensagens, o que deve ser restrito ao expediente comercial;
  
  

• A empresa pode monitorar as conversas, desde que essa prática seja comunicada e autorizada pelo colaborador. Nesse caso, deve ser assegurada a privacidade dos usuários, quanto a conversas pessoais. Nenhum funcionário pode ser expostos ou ter seus dados divulgados;
  
  

• O monitoramento das mensagens deve ter como objetivos principais a detecção de desvios de conduta profissional, o descumprimento de políticas da corporação, a ocorrência de assédios de qualquer tipo e a prevenção de vazamento de dados sigilosos da instituição;
  
  

• Conversas pessoais devem ser restritas às contas pessoais e nos dispositivos particulares de cada indivíduo.

Se a decisão da empresa for pela supervisão das conversas no WhatsApp corporativo, é aconselhável que todo o conteúdo rastreado seja armazenado com a máxima segurança, de acordo com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados.

Arquivamento seguro, monitoramento inteligente e análise de riscos nas conversas são funcionalidades presentes na plataforma Zapper, de uso exclusivo de empresas. Com ela, é possível identificar ocorrências por meio de palavras-chave presentes nas conversas e receber uma notificação da situação imediatamente, o que permite uma intervenção rápida por parte do gestor.

Se a sua companhia não abre mão da agilidade promovida pela comunicação via WhatsApp, não tem como negligenciar a governança dessa comunicação. Você precisa de ZAPPER!

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