Sua empresa se comunica com clientes, fornecedores e parceiros comerciais via WhatsApp corporativo? E qual é a sua estratégia para controlar a comunicação e identificar riscos nas mensagens trocadas pelo app?

Monitorar as interações entre companhias e público pelo WhatsApp, seja para detectar falhas no processo ou impedir o vazamento de dados sigilosos é hoje uma necessidade, especialmente em negócios cuja operação comercial ocorre no formato digital.

Para atender a essa necessidade de acompanhamento da comunicação corporativa pelo aplicativo de mensagens, foi desenvolvida Zapper, a primeira ferramenta na América Latina a supervisionar as mensagens transmitidas pelo canal oficial da companhia e sinalizar conversas suspeitas, desvios de conduta e possíveis riscos de vazamento de dados.

No entanto, implementar esse sistema de governança da comunicação exige um trabalho de conscientização junto às equipes acerca dos benefícios que a solução traz, tanto para os profissionais que utilizam o aplicativo no trabalho, como para os clientes.

Afinal, esse tipo de iniciativa é uma novidade no ambiente empresarial e deve ser apresentada em detalhes para os diferentes usuários. Mas como fazer isso? Nesse artigo trouxemos algumas dicas de um expert em compliance e RH estratégico da Átiman Advisors, que aborda o uso da ferramenta sob a ótica das pessoas.

Qual é o propósito do Monitoramento pelo WhatsApp?

Falta de objetividade, uso de linguagem inadequada, conduta suspeita, fraudes, riscos de vazamento de dados...são problemas cada vez mais comuns no WhatsApp corporativo, o que torna impensável o uso desse canal sem o devido acompanhamento da corporação.

A solução é um monitoramento das conversas com segurança e praticidade, o que é possível por meio de Zapper. A plataforma desenvolvida com recursos de Inteligência Artificial e Machine Learning é uma grande aliada para garantir conformidade à comunicação pelo app corporativo, porém o sucesso da iniciativa está totalmente ligado à aderência da liderança e seus liderados.

Práticas Recomendadas para Implementação Ética do Monitoramento do WhatsApp Corporativo

Para entender melhor como apresentar a ferramenta aos times e gestores das empresas, conversamos com o consultor em compliance e gestão de pessoas da Átiman Advisors, Luciano Campanhã, que ressaltou alguns pontos de atenção que as empresas devem ter em relação aos direitos dos funcionários e limites de monitoramento:

1. O primeiro passo para implementar uma inovação na companhia é se atentar às normas e políticas já criadas e adequar qualquer iniciativa à realidade dos colaboradores. Isso é feito com campanhas de divulgação por meio dos canais internos da organização.
   
   

2. Profissionais em vias de contratação após o início do monitoramento do WhatsApp devem ser informados dessa prática da empresa já na entrevista de trabalho e devem assinar um termo de autorização desse procedimento. É importante que no contrato haja uma cláusula que defina os limites de uso do WhatsApp corporativo pelo colaborador e os deveres da empresa nessa questão.
   
   

3. A supervisão das mensagens deve ser realizada pela contratante somente na conta utilizada pela companhia e nos dispositivos de sua propriedade, como notebooks, computadores, celulares e tablets. A identidade dos envolvidos deve ser preservada e não pode ser divulgada em qualquer hipótese, sob risco de constrangimento do indivíduo.
   
   

4. Supondo que a conta de WhatsApp e dispositivos de comunicação sejam de propriedade da organização, vale alertar os usuários de que contatos pessoais e assuntos particulares não devem ser tratados nesses canais.
   
   

5. É altamente recomendável a promoção de um treinamento para os gestores da comunicação, não somente nos aspectos técnicos e operacionais da ferramenta, mas também do ponto de vista da boa utilização dos conteúdos coletados. É preciso esclarecer sobre a responsabilidade desses profissionais em relação às conversas, aos arquivos armazenados e ao tratamento de dados sigilosos.
   
   

6. Lideranças também precisam de treinamento! Solicitar feedback, ou gerar demandas de trabalho fora do horário de funcionamento da empresa pode ser interpretado como hora extra a favor do funcionário contatado. Eis uma ótima oportunidade para reforçar o cumprimento das políticas da corporação.
   
   

7. Conscientizar o público interno sobre segurança da informação pode ser bastante útil para contextualizar sobre as penalidades cabíveis em caso de vazamento de dados sensíveis. É fundamental informar os profissionais sobre as exigências da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Isso atesta conformidade ao canal de comunicação e estimula o cumprimento das boas práticas.

“Quando a companhia opta pelo monitoramento de mensagens pelo WhatsApp corporativo e as equipes de trabalho apoiam e contribuem com essa iniciativa, o resultado é uma parceria sustentável e eficiente na mitigação de riscos à organização. É por isso que a tecnologia precisa sempre andar de mãos dadas com as pessoas”, comenta Luciano.

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