Quando uma empresa aprova o uso do WhatsApp durante o expediente de trabalho e estimula a comunicação interna e externa pelo app, poucos profissionais se queixam da iniciativa, afinal, o recurso facilita muito a transmissão de mensagens, documentos, arquivos e ainda agiliza processos e negociações.

Mas será que esses mesmos colaboradores ficam à vontade com a decisão de monitorar as conversas deles pelo WhatsApp corporativo? Certamente a primeira dúvida por parte do trabalhador é sobre a legalidade dessa prática que “supostamente” estaria invadindo a própria privacidade.

Leia também: WhatsApp no trabalho: a empresa pode monitorar ou é invasão de privacidade?

É nesse momento que a empresa precisa entrar com informação, para gerar conscientização, engajamento e parceria. Esclarecer o objetivo do monitoramento do WhatsApp corporativo e garantir a segurança e sigilo sobre as interações são fundamentais para garantir o sucesso da ação.

Apresentando o monitoramento de WhatsApp

Supervisionar os diálogos por telefone e pelos e-mails corporativos sempre foi uma prática comum nas organizações, mas como reproduzir esse procedimento no WhatsApp?

Mesmo com jurisprudência favorável às companhias, o monitoramento de conversas pelo app é fonte de polêmicas porque deixa muitos profissionais desconfortáveis e até intimidados com essa prerrogativa, o que afeta a credibilidade do colaborador e principalmente, a produtividade.

Para evitar esse receio por parte dos profissionais e fazê-los colaborar com o processo, a empresa necessita antes de tudo investir em educação, por meio de treinamentos, e apostar na criação de políticas específicas para o uso do WhatsApp, padronizando assim a linguagem, a postura e os procedimentos de segurança.

Demonstrar o compromisso da organização com a segurança e esclarecer o objetivo do monitoramento do WhatsApp  tranquiliza os usuários e é o primeiro passo na implementação desse processo. Veja outras iniciativas para engajar os colaborares:

• Criar um manual para o bom uso do app em parceria com os funcionários enfatiza a responsabilidade de cada um sobre a segurança durante as interações.

  
  

• Promover palestras a respeito de Comunicação Não Violenta para elevar o nível dos diálogos com clientes, fornecedores e parceiros é facilitar um conhecimento que pode ser utilizado pelos colaboradores em outras áreas da empresa e na própria comunicação interpessoal. Isso pode ser considerando um benefício!

  

• Reforçar junto aos gestores a necessidade de evitar responder ou enviar mensagens fora do expediente também é uma conduta que dá respaldo ao trabalhador e demonstra respeito por ele. Além disso, previne problemas trabalhistas.

• Orientar os colaboradores a utilizarem o WhatsApp da empresa somente para questões profissionais e comerciais minimiza o risco da organização monitorar conversas particulares.

  
  

• Promover treinamentos sobre proteção de dados e procedimentos em caso de fraudes dá mais segurança aos usuários e minimiza a exposição indevida de informações pessoais.

Leia também: WhatsApp nas empresas: como oficializar?

Monitoramento de WhatsApp e Tratamento de Dados

Estimular a adesão dos colaboradores ao monitoramento das mensagens corporativas e não oferecer credibilidade no procedimento coloca toda a ação em risco.

A melhor forma de implementar a supervisão das conversas pelo WhatsApp da empresa é contar com Zapper, uma solução completa de inteligência conversacional que vai extrair das interações somente diálogos suspeitos, que indiquem infração ou desvio de conduta.

Quando alguma conversa de teor preocupante é detectada, um  alerta é emitido ao gestor da comunicação que poderá tomar as devidas precauções. Todo o material coletado é armazenado em nuvem, o que protege os dados do acesso de terceiros.

Com todos esses cuidados, fica mais fácil contar com o apoio dos profissionais na implementação do monitoramento do WhatsApp e se o funcionário consegue se beneficiar disso, a empresa toda ganha. Conte com Zapper para tornar a sua comunicação mais segura!

Clique aqui para agendar uma demonstração da ferramenta.