Uma vez que o WhatsApp é o meio de comunicação mais utilizado atualmente, não é de se admirar que todos os segmentos de mercado utilizem esse recurso, afinal nós já nos habituamos à agilidade no atendimento e à desburocratização dos processos.

Com os escritórios de advocacia não é diferente, e o aplicativo traz benefícios tanto para os clientes quanto para o próprio negócio. Se por um lado o WhatsApp aproxima advogados do seu público, para os profissionais a ferramenta potencializa os contatos, facilita o envio e recebimento de documentos, minimiza deslocamento e ainda otimiza o registro de conversas.

Mas dado o volume de interações com diferentes pessoas diariamente, como organizar os diálogos e proteger os dados que circulam pela plataforma contra eventuais vazamentos? O monitoramento das conversas pelo WhatsApp corporativo é a solução mais segura e eficaz e nós vamos explicar os motivos a seguir!

Leia também: Como a Inteligência Conversacional no WhatsApp Pode Transformar Seu Negócio

Por que monitorar as conversas de WhatsApp com clientes?

Um serviço que é baseado 100% na confiança e na confidencialidade precisa oferecer segurança e é sobre esse ponto que o monitoramento da comunicação pelo WhatsApp se apoia.

A governança de mensagens oferece ao escritório de advocacia controle não só sobre os conteúdos das conversas com clientes e terceiros, como também auxilia no cumprimento das boas práticas de atendimento, à medida que consegue detectar eventuais irregularidades durante os contatos.

Na América Latina a primeira solução criada para supervisionar o WhatsApp corporativo é Zapper, uma plataforma que apresenta três funcionalidades: monitoramento de conversas; tratamento de dados e qualificação das informações por relatórios.

A ferramenta atua no acompanhamento dos diálogos e detecção de palavras-chave que indiquem comportamentos suspeitos, como assédios, ameaças, pedidos de propina, compra de sentenças, infrações às normas da empresa e irregularidades legais. Uma vez identificadas interações problemáticas, uma notificação é enviada ao gestor, que avaliará o contexto e poderá intervir imediatamente.

Todo o teor das tratativas pelo WhatsApp é armazenado em nuvem, mesmo que qualquer um dos usuários tente apagar as informações. O acesso a esse conteúdo é restrito e as conversas ficam salvas por tempo indeterminado, constituindo assim uma espécie de biblioteca de provas, o que contribui muito com as ações judiciais em trânsito.

As informações coletadas podem ainda originar relatórios analíticos que serão úteis também no controle de processos internos do escritório. Esses relatórios podem apontar, por exemplo, o número de vezes em que o advogado contatou determinado usuário, os horários dessas interações, entre outros.

Como podemos perceber, o monitoramento do WhatsApp corporativo no caso do escritórios de advocacia não é um recurso dispensável, mas uma ferramenta fundamental para melhorar os serviços prestados e garantir uma comunicação segura entre todos os envolvidos. Para esclarecer em que circunstâncias Zapper pode ser aplicado, vamos conferir alguns casos de uso!

Leia também: Principais dúvidas sobre monitoramento de WhatsApp corporativo

Monitoramento de WhatsApp na prática: casos de uso para escritórios de advocacia

Para que toda a estratégia de monitoramento das conversas pelo WhatsApp seja efetiva é necessário que a empresa siga algumas diretrizes para garantir a transparência e a ética na implementação dessa iniciativa.

A primeira orientação que Zapper dá aos clientes que recorrem à solução é que toda a governança da comunicação aconteça somente em números e dispositivos de uso corporativo, ou seja, em contas na versão Business, por onde se dá todo o relacionamento com clientes e terceiros. Essa conduta define o canal de comunicação como sendo restrito às interações profissionais e minimiza o risco de monitoramento de conversas pessoais.

A segunda orientação de Zapper é que todos os usuários sejam informados sobre o monitoramento das conversas e sobre o tratamento conferido aos dados desses diálogos. É aconselhável que todos os envolvidos autorizem expressamente esse monitoramento.

Cumpridas essas etapas, Zapper pode atender diferentes demandas nas rotinas de um escritório de advocacia:

• Supervisão do atendimento pelo WhatsApp de advogados para com seus clientes para fins de compliance;

  
  

• Identificação imediata de um usuário que esteja se desconectando do monitoramento para conversas sem supervisão, minimizando riscos para as empresas;

  
  

• Registro definitivo e detalhado das conversas entre os usuários, mesmo que alguém possa ter apagado a conversa do próprio dispositivo, o que pode contribuir em futuras consultas ou na constituição de provas;

  
  

• Comprovação da existência de contato entre as pessoas pelo WhatsApp;

  
  

• Identificação de desvio de conduta nas conversas de qualquer usuário monitorado;

  
  

• Armazenamento de conversas em nuvem, com todas as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados;

  
  

• Criação de relatórios analíticos a partir das informações coletadas nas conversas, para facilitar a criação de estratégias e automatizar tarefas;

  
  

• Comprovação de envio e recebimento de documentos, bem como o armazenamento adequado dos arquivos, sejam eles em formato de texto, imagem ou áudio.

Vale lembrar que o propósito de Zapper é ampliar a segurança na comunicação entre pessoas físicas e jurídicas, de forma totalmente isenta, transparente e ética. Os registros captados pela plataforma falam por si só e não podem ser manipulados por nenhum usuário e nem mesmo pela plataforma.

A ideia é zelar pela relação de confiança e sigilo absoluto entre advogados e seus clientes e aumentar a segurança contra vazamento de dados de empresas.

Transforme Zapper no seu parceiro de negócios e agregue mais valor e credibilidade ao seu serviço! Trazemos a inovação sob medida para o seu negócio.