O desligamento de um funcionário é sempre um momento delicado tanto para o profissional como para qualquer empresa que passa por esse processo. Além da fragilidade emocional que a situação impõe, há também a preocupação com a segurança dos dados a que esse colaborador teve acesso e que não podem ser vazados.

E como o meio de comunicação com clientes, fornecedores, consumidores e mesmo com a equipe interna ocorre majoritariamente pelo WhatsApp, o cuidado para manter o sigilo dessas informações deve ser ainda maior, demandando estratégias que assegurem a privacidade de conversas, de arquivos e documentos contidos no app de mensagens.

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A divulgação e uso indevido de dados sigilosos pelo WhatsApp, por exemplo, trazem consequências graves para a empresa, incluindo perda de confiança dos clientes, danos à reputação da corporação, multas e penalidades legais. Neste post, vamos abordar cinco dicas para preservar as informações corporativas e de terceiros, especialmente nos momentos de desligamento de profissionais.

Cinco passos para promover a segurança da informação

Nomes, documentos, endereços, contratos, históricos de compras e transações... O volume de dados compartilhados entre empresas e clientes nunca foi tão grande. Independentemente do setor, as organizações lidam diariamente com informações sensíveis que precisam ser protegidas contra vazamentos e acessos não autorizados.

Além de estarem armazenadas em sistemas internos, muitas dessas informações são transmitidas por canais digitais como e-mails, plataformas de atendimento e, principalmente, o WhatsApp, ferramenta amplamente utilizada para suporte, vendas e negociações. No entanto, sem medidas adequadas de segurança, esses dados podem ficar vulneráveis, expondo empresas e clientes a riscos como fraudes, golpes e uso indevido de informações confidenciais.

Então, como garantir que a sua empresa esteja protegida contra essas ameaças? Existem protocolos essenciais que ajudam a minimizar riscos e garantir a integridade dos dados corporativos e dos clientes. Confira cinco passos fundamentais para fortalecer a segurança da informação na sua organização:

1. Implementação de políticas claras e concisas de segurança de dados:

Definir regras e garantir a anuência de todo o time é o primeiro passo. As políticas devem incluir procedimentos para acesso, armazenamento e eliminação de dados e ainda estabelecer as consequências para uma eventual violação;

2. Realização de treinamentos e conscientização de colaborares:

É fundamental instruir os profissionais sobre a importância da segurança da informação e orientá-los sobre o tratamento de dados e o que devem fazer num incidente;

3. Utilização de ferramentas de segurança de dados:

Firewalls, antivírus, criptografia e armazenamento de informações em nuvem são fundamentais para barrar acessos não autorizados ao sistema ou rede da organização;

4. Implementação de um plano de desligamento de colaboradores:

Que envolva a devolução de equipamentos e dispositivos da empresa, a eliminação de acessos e revogação de permissões;

5. Monitoramento do uso de dados:

É outra conduta de extrema importância e isso compreende não só os dispositivos de uso corporativo, como e-mails e contas de WhatsApp.

Dentre as iniciativas que a empresa deve tomar para garantir a segurança da informação, a supervisão das interações via WhatsApp merece uma atenção especial, por ser um meio de comunicação que permanece full time em poder dos funcionários, tornando a fiscalização bastante desafiadora. Vamos entender como funciona?

Monitoramento das conversas de trabalho pelo WhatsApp

Acompanhar os diálogos, transmissões de arquivo e transações pelo WhatsApp traz três grandes benefícios:

1. Fornece à empresa maior controle das informações transmitidas ao mercado e a ocorrência de ruídos nessa comunicação;

   
   

2. Permite rápida intervenção numa ocorrência, minimizando desentendimentos, impedindo o uso inadequado de linguagem por algum representante da companhia e resolvendo conflitos gerados na interação;

   
   

3. Identifica riscos de segurança e ameaças à reputação da empresa que possam afetar a credibilidade do negócio perante os clientes.

Hoje no Brasil já é possível usufruir desses benefícios com uma plataforma de monitoramento de WhatsApp corporativo. Zapper é uma ferramenta que atua em três frentes: detecção de risco; tratamento de dados e geração de insights para fomentar a inteligência do negócio.

Com Zapper, todas as interações ocorridas pelo WhatsApp da empresa são captadas integralmente e quando palavras que indicam conversas suspeitas são identificadas, uma notificação é imediatamente enviada ao gestor para verificação do contexto e intervenção.

À medida que o material é captado já fica armazenado em cloud, por tempo indeterminado, facilitando consultas futuras e restringindo o acesso desse conteúdo por terceiros.

As mensagens armazenadas podem ainda originar relatórios pela própria plataforma, de acordo com os critérios definidos pela gestão, fornecendo dados para aperfeiçoamento de processos, resultados de campanhas, grau de satisfação do cliente, falhas operacionais e ainda indicando os profissionais com melhor desempenho.

O uso de Zapper por uma organização demonstra preocupação com a segurança de dados, com a privacidade dos usuários e transparência. Significa que a companhia está tomando todas as providências cabíveis para evitar fraudes, desvios de conduta e infrações legais no WhatsApp.

Demissões e substituição de profissionais são comuns no meio corporativo e nem sempre as tratativas ocorrem de forma amigável, estimulando o trabalhador a se apropriar de informações sigilosas e usá-las indevidamente. Não corra esse risco e conte com Zapper para blindar a comunicação corporativa pelo WhatsApp!

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