El despido de un empleado es siempre un momento delicado tanto para el profesional como para cualquier empresa que atraviesa este proceso. Además de la fragilidad emocional que la situación impone, también está la preocupación por la seguridad de los datos a los que este colaborador tuvo acceso y que no pueden ser filtrados.

Y como el medio de comunicación con clientes, proveedores, consumidores y también con el equipo interno ocurre mayoritariamente a través de WhatsApp, el cuidado para mantener la confidencialidad de esta información debe ser aún mayor, requiriendo estrategias que aseguren la privacidad de las conversaciones, de archivos y documentos contenidos en la aplicación de mensajería.

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La divulgación y el uso indebido de datos confidenciales a través de WhatsApp, por ejemplo, trae consecuencias graves para la empresa, incluida la pérdida de confianza de los clientes, daños a la reputación de la corporación, multas y sanciones legales. En esta publicación, abordaremos cinco consejos para preservar la información corporativa y de terceros, especialmente en momentos de despido de profesionales.

Cinco pasos para promover la seguridad de la información

Nombres, documentos, direcciones, contratos, historiales de compras y transacciones... El volumen de datos compartidos entre empresas y clientes nunca ha sido tan grande. Independientemente del sector, las organizaciones lidian diariamente con información sensible que necesita ser protegida contra filtraciones y accesos no autorizados.

Además de estar almacenada en sistemas internos, mucha de esta información se transmite a través de canales digitales como correos electrónicos, plataformas de atención y, principalmente, WhatsApp, herramienta ampliamente utilizada para soporte, ventas y negociaciones. Sin embargo, sin medidas adecuadas de seguridad, estos datos pueden quedar vulnerables, exponiendo a las empresas y clientes a riesgos como fraudes, engaños y uso indebido de información confidencial.

Entonces, ¿cómo garantizar que su empresa esté protegida contra estas amenazas? Existen protocolos esenciales que ayudan a minimizar riesgos y garantizar la integridad de los datos corporativos y de los clientes. Aquí hay cinco pasos fundamentales para fortalecer la seguridad de la información en su organización:

1. Implementación de políticas claras y concisas de seguridad de datos:

Definir reglas y garantizar la anuencia de todo el equipo es el primer paso. Las políticas deben incluir procedimientos para acceso, almacenamiento y eliminación de datos y también establecer las consecuencias para una eventual violación;

2. Realización de capacitaciones y concienciación de colaboradores:

Es fundamental instruir a los profesionales sobre la importancia de la seguridad de la información y orientarlos sobre el tratamiento de datos y qué deben hacer en caso de un incidente;

3. Uso de herramientas de seguridad de datos:

Firewalls, antivirus, cifrado y almacenamiento de información en la nube son fundamentales para impedir accesos no autorizados al sistema o red de la organización;

4. Implementación de un plan de despido de colaboradores:

Que incluya la devolución de equipos y dispositivos de la empresa, la eliminación de accesos y revocación de permisos;

5. Monitoreo del uso de datos:

Es otra conducta de extrema importancia y comprende no solo los dispositivos de uso corporativo, como correos electrónicos y cuentas de WhatsApp.

Entre las iniciativas que la empresa debe adoptar para garantizar la seguridad de la información, la supervisión de las interacciones a través de WhatsApp merece una atención especial, ya que es un medio de comunicación que permanece todo el tiempo bajo el control de los empleados, lo que hace que la fiscalización sea bastante desafiante. ¿Vamos a entender cómo funciona?

Monitoreo de las conversaciones de trabajo por WhatsApp

Seguir los diálogos, transmisiones de archivos y transacciones a través de WhatsApp trae tres grandes beneficios:

1. Proporciona a la empresa mayor control sobre la información transmitida al mercado y la ocurrencia de ruidos en esta comunicación;

   
   

2. Permite una rápida intervención en un incidente, minimizando malentendidos, impidiendo el uso inadecuado del lenguaje por algún representante de la compañía y resolviendo conflictos generados en la interacción;

   
   

3. Identifica riesgos de seguridad y amenazas a la reputación de la empresa que puedan afectar la credibilidad del negocio frente a los clientes.

Hoy en día en Brasil ya es posible disfrutar de estos beneficios con una plataforma de monitoreo de WhatsApp corporativo. Zapper es una herramienta que actúa en tres frentes: detección de riesgos; tratamiento de datos y generación de insights para fomentar la inteligencia del negocio.

Con Zapper, todas las interacciones ocurridas a través del WhatsApp de la empresa son captadas integralmente y cuando se identifican palabras que indican conversaciones sospechosas, se envía de inmediato una notificación al gerente para verificar el contexto e intervenir.

A medida que el material es captado, ya queda almacenado en nube, por tiempo indefinido, facilitando consultas futuras y restringiendo el acceso a este contenido por terceros.

Los mensajes almacenados también pueden generar informes a través de la propia plataforma, de acuerdo con los criterios definidos por la gestión, proporcionando datos para la mejora de procesos, resultados de campañas, grado de satisfacción del cliente, fallas operativas y también indicando a los profesionales con mejor rendimiento.

El uso de Zapper por parte de una organización demuestra preocupación por la seguridad de los datos, por la privacidad de los usuarios y la transparencia. Significa que la compañía está tomando todas las medidas necesarias para evitar fraudes, desviaciones de conducta e infracciones legales en WhatsApp.

Despedidos y sustituciones de profesionales son comunes en el entorno corporativo y no siempre las negociaciones se llevan a cabo de manera amigable, lo que puede llevar al trabajador a apropiarse de información confidencial y usarla indebidamente. ¡No corra ese riesgo y cuente con Zapper para blinda la comunicación corporativa a través de WhatsApp!

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