Trabalho remoto, diminuição de custos com estrutura de escritórios físicos e automação de processos por meio da tecnologia. Ninguém tinha dúvidas de que essa seria a tendência no meio corporativo, mas com a pandemia iniciada em 2019, o futuro foi antecipado em pelo menos 10 anos.

O WhatsApp, criado inicialmente para melhorar a comunicação entre as pessoas em escala global, de forma gratuita, passou a ser adotado pelas empresas e nessa fase crítica de saúde pública teve papel fundamental no alinhamento entre gestores e colaboradores durante o trabalho remoto.

A plataforma deixou de ser uma novidade entre as organizações e mesmo aquelas que impediam o uso desse recurso, se renderam à praticidade e agilidade proporcionadas à comunicação interna e com terceiros. (Leia também: WhatsApp nas empresas: como oficializar?)

Vamos conferir como o WhatsApp pode potencializar as rotinas na empresa?

Comunicação estratégica pelo WhatsApp

Atualmente é impensável não recorrer ao WhatsApp para alinhamento entre as equipes, transmissão de comunicados em massa e até no atendimento a  clientes.

Com presença unânime nos smartphones dos profissionais de todos os níveis hierárquicos, o WhatsApp facilita a solução de assuntos urgentes, permite a intervenção em conflitos imediatamente, agiliza o envio e recebimento de documentos, unifica equipes e ainda:

• Torna a comunicação entre vários setores da companhia mais dinâmica e plural, ao contrário do que ocorre nos e-mails institucionais;

• Permite o acesso a equipes inteiras, independente da presença física de todos os profissionais no mesmo lugar e ao mesmo tempo;

• Agiliza a aprovação de materiais;

• Transmite com eficiência, comunicados sobre eventos, campanhas, mensagens da alta liderança, vagas de trabalho em aberto e alterações na rotina;

  
  

  

  
  

• Reforça a cultura organizacional;

• Aproxima os colaboradores de diferentes departamentos com seus gestores;

• Automatiza o atendimento a clientes.

Usado da maneira correta, o WhatsApp pode influenciar na produtividade da corporação, uma vez que a interação ocorre a todo o tempo e em qualquer lugar. Mas essa vantagem da ferramenta não pode se transformar num gatilho para comportamentos abusivos e opressivos.

Leia também: Grupos de WhatsApp no trabalho: regras para chefes e colaboradores

Como otimizar a comunicação pelo WhatsApp entre líderes e liderados

Os líderes devem dar o tom de toda a comunicação e dessa forma, precisam ser os primeiros a respeitar o horário de expediente, cuidar da linguagem, evitar assuntos não relacionados ao trabalho pelo WhatsApp corporativo e mais...

• Criar políticas de uso do WhatsApp, a serem seguidas por todos os usuários da empresa;

• Evitar o envio de mensagens truncadas, para a boa compreensão das informações transmitidas por esse canal;

• Não advertir qualquer usuário no grupo. Envie mensagem pessoal no privado;

• Evite o envio de áudio. Nem sempre as pessoas podem ouvir a informação naquele momento e a mensagem deixa de ser instantânea porque pode demorar a ser respondida;

• Não envie emojis, gifs, figurinhas, pois isso abrirá precedente para que os demais usuários o façam, tirando a concentração da equipe nos temas corporativos;

  
  

  

• Não utilize gírias;

• Leia SEMPRE a mensagem antes de enviar para assegurar a clareza e corrigir erros de digitação;

• Na comunicação com o grupo de trabalho dê preferência a comunicados gerais, de interesse coletivo. Evite direcionar no grupo mensagem a algum usuário específico. Caso não seja possível, cite o @ do usuário para facilitar a visualização da mensagem por ele.

Sabemos que acompanhar integralmente o conteúdo que circula no WhatsApp da empresa pode ser inviável, até por conta das demandas diárias do próprio trabalho. No entanto, também não é aconselhável ignorar o que é dito nos grupos, pois alguma situação importante pode passar despercebida.

Um monitoramento das conversas para garantir o cumprimento das normas da corporação e detectar possíveis desvios de conduta e ruídos na comunicação é altamente recomendável.

Leia também: Principais dúvidas sobre monitoramento de WhatsApp corporativo

Zapper é uma solução inédita na América Latina para monitoramento dos diálogos pelo WhatsApp corporativo e que contribui para gerenciamento das informações transmitidas pelo aplicativo.

O gestor cadastra palavras-chave que possam indicar conflitos, assédios, bullying, preconceito, entre outras ocorrências, e um alerta é emitido para análise e intervenção imediata.

O conteúdo captado por Zapper é transferido imediatamente para a nuvem garantindo a integridade das interações mesmo que alguém apague a conversa ou um trecho dela. O acesso a esses dados é restrito, oferecendo segurança no armazenamento desse material por tempo indeterminado.

E graças à funcionalidade Analytics de Zapper, o teor dos diálogos ocorridos no WhatsApp podem gerar relatórios personalizados, conforme a necessidade da companhia.

O gestor da comunicação pode supervisionar o desempenho da equipe, mapear pontos de melhoria e a partir disso, elaborar treinamentos para aperfeiçoamento do time e controlar o horário das interações para evitar que qualquer usuário trabalhe fora do expediente sem autorização da organização, entre outros benefícios.

Já o time comercial pode detectar durante o atendimento ao público externo, a aceitação de produtos, a performance de campanhas promocionais, tabular as principais reclamações e sugestões de melhoria e checar a eficiência e pontualidade nas entregas.

Esses são apenas dois exemplos de departamentos que podem se beneficiar do monitoramento de WhatsApp por Zapper. Está na hora da sua empresa conferir tudo isso de perto!

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