Se você tem WhatsApp instalado no seu smartphone ou notebook, provavelmente você deve estar inserido em pelo menos um grupo nesse aplicativo.

A capacidade da ferramenta de reunir até 1024 membros num grupo e criar comunidades com até cem grupos é um convite e tanto para que as pessoas se relacionem pela plataforma.

No meio corporativo, mais do que uma conveniência, os grupos formados por colaboradores, departamentos e gestores são necessários para conferir agilidade e praticidade ao operacional.

Mas não é porque o WhatsApp é um meio de comunicação informal que o uso dessa ferramenta deva ser igual no ambiente de trabalho! Existem cuidados a serem seguidos em relação à postura,  linguagem, ao conteúdo que é enviado e ao horário em que se faz contato para evitar desentendimentos, constrangimentos e infrações às regras da organização.

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Como a empresa deve se posicionar sobre os grupos de WhatsApp?

Você sabia que muitas companhias já foram condenadas a pagar indenizações por cobrarem dos funcionários, pelo WhatsApp, tarefas fora do expediente de trabalho?

E que exposições ou cobranças realizadas por gestores para com os colaboradores em grupos de WhatsApp podem ser caracterizadas como assédio moral, acarretando até processos judiciais?

Muito comuns essas situações ocorrem devido à falta de orientação sobre o uso do aplicativo nas corporações, o que provoca problemas sérios, afeta a produtividade dos profissionais e prejudica o relacionamento interpessoal nas equipes.

É por isso que é tão importante as empresas criarem políticas de uso do WhatsApp, impor limites para a comunicação pela plataforma e que essas regras sejam respeitadas por todos os níveis hierárquicos.

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A prática de um trabalho de conscientização sobre etiqueta no WhatsApp corporativo e nos grupos também ajuda a evitar abusos, bullying e assédios. Veja algumas  boas práticas que as empresas devem adotar com seus colaboradores:

• Definir horários para a comunicação entre equipes e gestores. Assuntos relativos ao trabalho devem ser tratados somente durante o expediente;

• Proibir solicitações de tarefas por parte das lideranças aos seus liderados após o horário comercial;

• Reforçar o propósito do grupo e conteúdos proibidos nas conversas;

• Orientar os usuários sobre formas de tratamento e a linguagem adequada para as mensagens;

• Alertar os funcionários sobre o sigilo de dados que eventualmente possam estar nas conversas.

Assim como os líderes têm uma grande responsabilidade sobre a comunicação e gerenciamento dos grupos de WhatsApp corporativo, os profissionais também devem cumprir suas obrigações para assegurar uma boa comunicação com colegas e chefes pela plataforma.

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Etiqueta para colaboradores sobre o WhatsApp corporativo

Pelo WhatsApp é difícil, muitas vezes, detectar a intenção, o tom de uma mensagem de texto, o que pode ocasionar mal entendidos. Da mesma maneira há assuntos tão delicados de serem tratados pelo aplicativo, que o ideal mesmo seria uma conversa presencial.

Essas são dicas básicas de etiqueta que devemos adotar nas interações com amigos, familiares, vizinhos, etc. No trabalho, além dessas regrinhas de boa convivência há outros detalhes que devem ser considerados para transmitir confiabilidade e profissionalismo na comunicação individual e em grupo. Vamos a eles:

• Evitar a abordagem de assuntos pessoais, uma vez que o propósito da comunicação é otimizar o trabalho;

• Não emitir julgamento sobre qualquer situação, principalmente quando num grupo com outras pessoas. Caso isso seja solicitado, posicione-se de forma a conversar pessoalmente com o solicitante;

• Não enviar figurinhas, memes, gifs, correntes, links de procedência duvidosa;

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• Não reproduzir fake news ou informações de cunho racista, religioso, esportivo, político e que exprima qualquer tipo de preconceito. Foque no objetivo do grupo;

• Não enviar no grupo de WhatsApp dados pessoais próprios ou de terceiros. Não compartilhar informações sensíveis da empresa por esse meio;

• Evitar afrontas e polêmicas com outros integrantes para não gerar constrangimento.

Um cuidado adicional que as organizações podem adotar na governança da comunicação pelo WhatsApp corporativo é o monitoramento das conversas pelo app com a ferramenta Zapper.

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O gestor pode cadastrar na ferramenta palavras-chave que indiquem diálogos suspeitos e Zapper, ao identificá-las, emite uma notificação em tempo real para análise e tomada das devidas providências.

Zapper é um recurso que pode atuar a serviço dos departamentos de compliance e de RH, uma vez que supervisiona as interações e capta situações problemáticas como desvios de conduta, infrações às políticas da empresa, uso de linguagem imprópria, abuso de autoridade, bullying, assédios, entre outros.

Todo o material monitorado é salvo na íntegra em cloud, mesmo que algum usuário tente apagar a conversa ou um trecho dela. Arquivos de áudio, imagem, vídeo e texto também são armazenados por tempo indeterminado, com acesso exclusivo do gestor dessa comunicação.

Essa preocupação de Zapper em relação à privacidade das interações vai de encontro às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados e auxilia as organizações na segurança das informações.

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Com bom senso e o uso da tecnologia de Zapper, a sua empresa  exercerá melhor governança sobre a comunicação interna e externa a partir do WhatsApp corporativo.

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