Além de aproximar as empresas dos clientes e agilizar a comunicação, o WhatsApp trouxe a muitos segmentos de mercado diferenciais competitivos, por meio da criação de novos serviços.

Passar horas na fila do cartório para reconhecer assinaturas, efetuar registros e solicitar documentos ficou definitivamente no passado desde que as agências ampliaram seus canais de atendimento e adotaram o WhatsApp para otimizar suas demandas.

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Essa iniciativa trouxe benefícios não só aos clientes, que ganharam tempo e agora não precisam mais se deslocar até as agências, como para os empresários desse ramo, que ampliaram o portfólio de serviços e potencializaram suas receitas, sem a necessidade de novos investimentos em estrutura e pessoal.

Atualmente, qualquer usuário de WhatsApp pode contatar o cartório para tirar dúvidas e até para requisitar :

• 2ª via da certidão de nascimento;

  
  

• emissão de certidão de óbito;

  
  

• 2ª via de certidão de casamento;

  
  

• certidão de protestos;

  
  

• visualização da matrícula de imóveis;

  
  

• reconhecimento de firma.

Uma modalidade totalmente nova de serviço, que surgiu com o uso massivo do WhatsApp é a constituição de provas judiciais, por meio da validação de conversas pelo aplicativo. Nesse caso, o dispositivo é levado ao cartório de notas para que o tabelião lavre o conteúdo do diálogo em ata notarial. Dessa maneira, a interação será autenticada e considerada como verdadeira para fins processuais.

Mas com tantos dados sigilosos sendo transmitidos pela plataforma diariamente, como controlar esse ambiente para evitar o vazamento de informações e ainda prevenir desvios de conduta e infrações durante os diálogos?

O monitoramento do WhatsApp do cartório para supervisionar a conformidade da comunicação é fundamental e traz mais credibilidade para o cliente na contratação de serviços e quanto à segurança e privacidade de dados.

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Monitoramento de WhatsApp para cartórios

Adotar o WhatsApp nas rotinas de um cartório é uma iniciativa que requer alguns cuidados, devido ao grande volume de dados sensíveis que podem circular na plataforma e que devem ser preservados.

A primeira estratégia de segurança a ser implementada para o uso desse canal de comunicação é optar pela versão Business, que deve concentrar todas as mensagens de clientes. É super importante que todos os colaboradores utilizem uma versão corporativa do app.

O segundo passo nesse processo é a oficialização do canal de WhatsApp para os clientes, estabelecendo assim um horário de atendimento e designando profissionais para responderem às solicitações que chegarem pelo app de mensagens.

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Em seguida, é necessário exercer governança sobre todos esses diálogos que ocorrerem pela plataforma para observar a conduta de colaboradores durante as interações e assegurar o tratamento adequado dos dados privados, demandas que são facialmente resolvidas com Zapper.

Trata-se de uma solução completa que oferece monitoramento de mensagens pelo WhatsApp, armazenamento dos conteúdos de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados e análise das informações, por meio da inteligência conversacional.

No monitoramento do WhatsApp por Zapper, o gestor pode:

• identificar pontos de melhoria no atendimento e aperfeiçoar a performance de colaboradores;

  
  

• observar o cumprimento das normas da empresa e das leis vigentes pelos atendentes;

  
  

• identificar ruídos na comunicação entre funcionários e clientes;

  
  

• registrar todas as conversas mesmo que um dos usuários apague alguma mensagem;

  
  

• reforçar as políticas de compliance internas;

  
  

• armazenar diálogos, arquivos de imagem, texto, áudio e vídeo em nuvem por tempo indeterminado e consultar esse material quando necessário;

  
  

• coletar todos os dados monitorados e aplicar filtros para análise das informações;

  
  

• criação de relatórios diretamente da plataforma, com dados precisos dos atendimentos, para constituir novas estratégias.

O funcionamento da solução é simples e eficaz, pois as interações são supervisionadas em tempo real. Ao cadastrar palavras que indiquem conversas suspeitas, uma notificação é enviada ao gestor, que pode analisar imediatamente o contexto em que essas palavras estão sendo aplicadas e intervir no diálogo, se necessário.

Essa possibilidade promove maior tranquilidade ao cartório, que terá pleno controle de sua comunicação e oferecerá mais segurança aos seus colaboradores e clientes. Conte com Zapper para gerar mais credibilidade e praticidade no atendimento do seu cartório!

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