Desde a pandemia, quando o modelo de trabalho mudou, toda a comunicação corporativa também assumiu uma nova forma e elevou o WhatsApp ao posto de principal ferramenta de relacionamento interno e externo.

O que antes era feito por e-mail, por exemplo, deu lugar às mensagens instantâneas da plataforma, o que agilizou a dinâmica de trabalho, facilitou a tomada de decisões e permitiu maior alinhamento das equipes em curto espaço de tempo.

E não foi somente a comunicação que ganhou velocidade, mas as negociações também. Enviar contratos, planilhas, documentos, dados pessoais e outros arquivos importantes se tornou uma prática comum, permitindo que um risco silencioso se instalasse no processo.

Leia também: O perigo oculto do uso massivo do WhatsApp corporativo

Recorrer a estratégias de monitoramento de conversas e de armazenamento seguro de informações veiculadas pelo WhatsApp passou a ser prioridade nas organizações para evitar vazamento e utilização indevida de dados sensíveis, além da perda de credibilidade no mercado e danos à reputação da empresa.

Quais são os riscos envolvidos na falta de governança do WhatsApp?

O uso diário do WhatsApp para conduzir os trabalhos de uma empresa foi tão absorvido em todos os departamentos e posições hierárquicas que hoje é impensável atuar sem a plataforma. No entanto, a comunicação corporativa nessa ferramenta não pode acontecer da mesma maneira que ocorre na relação interpessoal.

O envio e recebimento de conteúdo sigiloso, como dados bancários, de cartão de crédito, contratos, por exemplo, caracterizam a necessidade de diferenciação desse conteúdo, demandando um acompanhamento mais próximo das interações e de estratégias de cibersegurança.

O que há de mais corriqueiro durante a comunicação pelo WhatsApp quando não há governança é:

• acúmulo e desorganização de mensagens;

  
  

• dificuldade na hora de localizar informações nas conversas;

  
  

• possibilidade de perda de informações porque algum usuário as deletou;

  
  

• ruídos na comunicação que geram desentendimentos;

  
  

• vazamento de dados;

• divulgação ou aproveitamento de dados pessoais sem autorização do proprietário;

• danos à reputação da empresa;

  
  

• perda de credibilidade no mercado e entre os investidores;

  
  

• prejuízos financeiros resultantes de multas e sanções;

  
  

• processos judiciais.

Leia também: Sua empresa pode estar em risco com o uso indevido do WhatsApp

Como mitigar a falta de governança e de tratamento de dados no WhatsApp?

Antes de implementar estratégias para supervisionar a comunicação pelo WhatsApp corporativo é preciso realizar uma preparação que envolve a criação de uma política de uso do app e a conscientização dos colaboradores sobre boas práticas.

É importante salientar que esse recurso deve servir apenas aos assuntos profissionais e no caso dos líderes, vale alertar sobre a restrição de  solicitações em horário comercial, para não sobrecarregar os funcionários e evitar a alegação de horas extra, por exemplo.

Leia também: Como avaliar a cultura organizacional da sua empresa pelo WhatsApp

É fundamental que todos estejam atentos também à linguagem durante os diálogos e à responsabilidade pela transmissão de arquivos contendo informações confidenciais. Essas medidas contribuem muito para evitar transtornos na operação, mas a companhia deve ir além dessas recomendações e adotar soluções efetivas.

Zapper promove a governança da comunicação pelo WhatsApp por meio de monitoramento integral e full time das conversas ocorridas nas contas corporativas e dispõe de funcionalidades que potencializam a inteligência conversacional.

A implementação é super fácil, não altera a forma de comunicação já utilizada e nem a dinâmica das conversas. Havendo desconexão da ferramenta por alguma conta, o gestor é imediatamente alertado, podendo solicitar a reconexão rapidamente.

Graças à funcionalidade Storage, Zapper armazena automaticamente todos os diálogos e arquivos trocados no WhatsApp e salva esse material em nuvem, por tempo indeterminado, com acesso restrito do gestor. Mesmo que algum monitorado delete conversas ou trechos dela, o conteúdo é totalmente captado e salvo, permitindo consultas futuras.

As conversas podem ser ainda analisadas por outras funcionalidades de Zapper: Analytics e Pulse. Elas permitem a compreensão do contexto das interações e dos sentimentos emergentes, além da construção de relatórios com insights valiosos para contribuir na criação de estratégias.

Leia também: Como blindar a imagem e integridade da empresa com monitoramento do WhatsApp corporativo

WhatsApp corporativo é coisa séria e o uso desse recurso não pode ser confundido como um meio de comunicação comum. Exercer o controle dessas conversas é cuidar da inteligência do seu negócio. Conte com Zapper para proteger os seus dados estratégicos.

Clique aqui para agendar uma demonstração da ferramenta.