Segurança de dados: a necessidade de backups no WhatsApp corporativo

Transações comerciais, negociações, pagamentos, envio de arquivos pessoais... Quando essas operações passaram a ser realizadas de forma remota, pelo telefone ou por e-mail, as organizações se estruturaram para minimizar riscos de vazamentos e perda das informações por esses canais.

A escuta e gravação de conversas telefônicas, o monitoramento de e-mails e computadores nas empresas e o backup em dispositivos físicos funcionaram por muitos anos como uma estratégia de controle e segurança de dados, porém com a chegada do WhatsApp, os processos de governança da comunicação precisaram ser revistos.

Nunca falamos tanto com empresas, lojas, bancos e prestadores de serviços como agora e isso se deve à gratuidade do WhatsApp, além da praticidade e agilidade proporcionadas pela plataforma. Com isso, o volume de mensagens que circulam pelo aplicativo aumentou drasticamente, exigindo das corporações, soluções mais avançadas de controle e backup.

Pessoa enviando e recebendo mensagens de diversas empresas

Nesse artigo vamos entender o porquê de adotar o backup nas rotinas de comunicação via WhatsApp e o que a falta dessa prática pode acarretar ao negócio.

Monitoramento de WhatsApp e Backup na mesma solução

Em 2014, quando o WhatsApp ainda não era tão popular nas organizações, um estudo feito pela EMC em parceria com a Vancon Bourne com 125 companhias brasileiras concluiu que a perda de dados pelas organizações resultaram em prejuízos da ordem de US$26 bilhões.

Naquela época, a grande preocupação era com os e-mails, já que tais organizações perderam juntas, num período de 12 meses, mais de 24 milhões de mensagens. A ausência de políticas de backup e o armazenamento falho já traziam problemas como queda na produtividade, perda de faturamento, processos judiciais por vazamentos, encerramento de atividades, danos à imagem e aplicação de multas para as corporações.

Atualmente, com o uso prioritário do WhatsApp na comunicação corporativa é impossível calcular o prejuízo financeiro causado pela perda das mensagens trocadas na plataforma. A importância do backup das conversas pelo WhatsApp aumenta proporcionalmente quando se trata de informações sensíveis.

Gestor armazenando todas as conversas e arquivos do WhatsApp de sua empresa

Os setores mais afetados pela falta de estratégias de backup no WhatsApp são:

Instituições bancárias que atuam com dados pessoais de clientes e informações sigilosas de empresas;
Instituições médicas, que atuam com informações extremamente sensíveis de pacientes;
E-commerces que necessitam de dados de cartão de crédito do consumidor;
Instituições de ensino que utilizam o app para envio e recebimento de documentos pessoais;
Organizações que atuam com atendimento e representação comercial via WhatsApp e que utilizam o app para envio de contratos, de dados cadastrais, entre outros.

Monitorar um alto volume de interações, tratar os dados conforme as exigências da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e ainda detectar conversas que necessitam de atenção maior é um trabalho complexo, que sem a ajuda da tecnologia, exige grandes equipes e altos investimentos financeiros.

Felizmente, já existe uma solução no mercado que conta com a Inteligência Artificial e recursos de Machine Learning para captar interações via WhatsApp corporativo, armazená-las em segurança máxima em nuvem e ainda gerar análises das conversas para a empresa.

Zapper é inovação para o WhatsApp corporativo

Criada por uma startup brasileira e com pioneirismo na América Latina, a plataforma Zapper une monitoramento de conversas via WhatsApp corporativo, armazenamento em nuvem e análise de dados, equacionando a necessidade de governança da informação digital e de backup.

Implementada nas contas e dispositivos utilizados pela empresa, Zapper capta todas as interações de texto, áudio, imagem e vídeo trocadas com equipe e terceiros e salva esse material automaticamente em nuvem, garantindo o registro de todos os diálogos, mesmo que alguém tente apagar algum trecho das conversas.

Esse backup é armazenado por tempo indeterminado, em nuvem, à prova de qualquer pane de hardware, software ou ausência de energia elétrica na companhia. O acesso é restrito ao gestor da comunicação, minimizando o risco de vazamento das informações.

Solução de armazenamento de Zapper e, ao lado, ilustração de um gestor guardando arquivos na nuvem

O backup salvo em nuvem permite que a empresa acesse informações importantes em casos de eventuais disputas judiciais e assim, possa produzir as comprovações exigidas. Além disso, a prática colabora muito com o aumento da credibilidade do cliente para com a empresa, já que os dados pessoais estarão em segurança.

Outra funcionalidade de Zapper é o monitoramento de conversas em tempo real, com a sinalização de situações suspeitas, como o uso de linguagem inadequada, ocorrência de desvios de conduta e descumprimento de regras da empresa.

Palavras-chave são identificadas durante o diálogo, emitindo um alerta ao gestor que pode conferir o contexto da interação imediatamente e atuar com as providências necessárias.

Uma vez que o conteúdo é armazenado em nuvem, a própria plataforma se encarrega de analisar as informações que o gestor necessita, possibilitando o acompanhamento total da jornada de comunicação com os contatos.

Gestor monitorando conversas do WhatsApp corporativo e, ao lado, a solução de monitoramento de Zapper

É organização, segurança e inteligência conversacional aplicados na mesma solução, atendendo à demanda das companhias que se conectam e se relacionam com seu público pelo WhatsApp. Sua empresa está entre essas que conversam com os clientes pelo aplicativo?

Então, você precisa conhecer Zapper!

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