Comunicación rápida, practicidad y eficiencia son algunas de las razones por las cuales las empresas optan por el uso de WhatsApp en el día a día, tanto para optimizar las interacciones entre equipos, como para aumentar la cercanía con clientes y proveedores. Sin embargo, cuando esta herramienta no es supervisada, también pueden ocurrir perjuicios a la imagen y la integridad de la organización.

Conductas antiéticas, como el favorecimiento ilícito, soborno, acosos y filtración de información confidencial, al pasar desapercibidas en las conversaciones por WhatsApp, comprometen la credibilidad de la corporación en el mercado y pueden acarrear multas, sanciones e incluso procesos judiciales.

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¿Pero cómo supervisar el contenido de las conversaciones si los mensajes están encriptados, no se almacenan en los servidores de la empresa y si los colaboradores utilizan sus cuentas personales para comunicarse con terceros y con los compañeros de trabajo?

Transparencia, conciencia y esa ayudita de la IA

Dado que WhatsApp es fundamental para garantizar la celeridad en los procesos y la difusión de información, es impensable prohibir el uso de la aplicación en cualquier compañía. Y esto ni siquiera es necesario. Existen algunas estrategias fáciles de implementar que pueden hacer más segura la comunicación a través del mensajero.

En primer lugar, la empresa necesita definir políticas claras en relación con la comunicación interna y externa y concentrar las interacciones en cuentas y dispositivos corporativos. Esto facilita la alineación de la información y ayuda en la adopción de parámetros y límites para los contactos.

Este primer paso, de exigir que los diálogos se realicen a través de los recursos oficiales de la empresa, ya atribuye automáticamente a los usuarios, responsabilidad sobre su propia comunicación cuando se realiza de forma no oficial y en caso de que se produzcan incidentes en ese contacto, estos serán susceptibles de advertencia.

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Dispositivos como smartphones, laptops, tablets y computadoras de propiedad de la corporación pueden ser monitoreados sin que esto represente un irrespeto a la privacidad de los usuarios, pero para que esta práctica sea legal y ética, debe ser informada a los colaboradores desde el momento de la contratación o a través de un documento oficial.

Entrenamientos para la concienciación sobre el uso adecuado de los dispositivos y cuentas corporativas también demuestran el interés de la empresa en asegurar la confidencialidad de las comunicaciones y la preservación de la identidad de los usuarios. Esta táctica es beneficiosa para todos.

Con la ayuda de la IA ya existe una solución de monitoreo de diálogos para empresas que interactúan a través de WhatsApp. Además del seguimiento de los contactos, los datos obtenidos se almacenan con total seguridad, conforme a los requerimientos de la Ley General de Protección de Datos, y posteriormente ese contenido es analizado por la propia plataforma.

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¿Conocemos mejor esta solución?

Monitoreo de WhatsApp por IA y recursos de machine learning

Zapper es una plataforma inédita en América Latina que utiliza la inteligencia artificial para monitorear las interacciones a través de WhatsApp de las empresas. Palabras que indican asuntos sensibles son detectadas en los mensajes entre los usuarios y una notificación es enviada inmediatamente al gestor de la comunicación.

Una vez visualizado el contenido de la conversación, este gestor puede intervenir inmediatamente. Todo el material monitoreado se guarda instantáneamente en la nube, incluso si alguno de los interlocutores intenta eliminar el diálogo o parte de él.

El contenido se almacena por tiempo indefinido y solamente las personas autorizadas pueden tener acceso a esta información, lo que minimiza el riesgo de filtración de datos.

Los mensajes después de ser recolectados y guardados quedan disponibles para consultas futuras y pueden pasar por un análisis de la propia plataforma, dando origen a reportes personalizados para diversas aplicaciones.

Más que ejercer gobernanza sobre la comunicación a través de WhatsApp, Zapper actúa directamente sobre la inteligencia del negocio, ya que utiliza las conversaciones por la aplicación para proporcionar insumos que mejorarán los procesos, aumentarán la seguridad de la información y mejorarán las estrategias de la empresa.

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No comprometas la integridad de tu organización y no corras riesgos innecesarios por la falta de control de WhatsApp corporativo. ¡Cuenta con Zapper para que ninguna conversación que involucre tus negocios y tus clientes pase desapercibida!

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