¿Alguna vez has pensado cuánto costaría a tu empresa la pérdida de datos confidenciales? ¿O cuál sería el tamaño de la pérdida derivada de la filtración de datos de tus clientes?

El WhatsApp es una herramienta ampliamente utilizada en las organizaciones para agilizar y facilitar la comunicación interna y con terceros, sin embargo, la falta de gobernanza sobre los mensajes transmitidos por la app corporativa y la ausencia de estrategias para el tratamiento de esta información pueden generar problemas no solo financieros, sino también para la reputación de la compañía, resultando en la cancelación por parte de los clientes y en el mercado.

En este artículo vamos a profundizar sobre los riesgos que la falta de control sobre el WhatsApp corporativo trae a los negocios.

Lee también: ¿Es realmente seguro el WhatsApp de tu empresa?

5 problemas de seguridad para evitar en el WhatsApp corporativo

Alineamientos internos, información sobre estrategia comercial, documentos y datos personales son contenidos confidenciales para cualquier organización y que, por lo tanto, merecen el máximo cuidado en relación a la seguridad para minimizar el riesgo de filtración y uso indebido.

Quien transmite estos materiales vía WhatsApp corporativo imagina que tales información será debidamente tratada y almacenada con el fin de preservar la privacidad. Sin embargo, sin una política definida de cumplimiento para asegurar el secreto y el archivo correcto, se vuelve inviable garantizar la protección de las interacciones.

Entre los principales riesgos presentados por una comunicación sin gobernanza tenemos:

1- Pérdida de información confidencial

Una de las principales preocupaciones en la comunicación por WhatsApp es la pérdida de información confidencial. Sin orientación clara y estrategias de gobernanza, los colaboradores pueden compartir datos sensibles de clientes o información financiera, sin la debida autorización. Esto viola la privacidad y resulta en  pérdida de confianza por parte de los clientes.

2- Filtración de datos

Este es un problema para organizaciones y usuarios y ocurre por la falta de capacitación, concientización y ausencia de procesos relacionados al almacenamiento de datos. Secretos industriales, información privilegiada sobre negociaciones, contrataciones y despidos, por ejemplo, si se divulgan en WhatsApp indebidamente pueden arruinar una operación, impactar la credibilidad de la compañía y generar consecuencias graves, incluyendo la pérdida de propiedad intelectual y procesos judiciales.

3- No cumplimiento con regulaciones

La falta de gobernanza en el WhatsApp corporativo también puede llevar al no cumplimiento con regulaciones. Por ejemplo, la Ley General de Protección de Datos (LGPD) exige que las empresas protejan los datos personales de los clientes. Si los colaboradores no siguen las políticas de seguridad, la empresa queda sujeta a multas y sanciones.

Lee también: LGPD y WhatsApp: Lo que necesitas saber

4- Exposición a fraudes

Es común enviar y recibir enlaces y archivos vía WhatsApp, pero ¿alguna vez has pensado en la molestia que pueden causar cuando están infectados? Esta situación debilita la comunicación y expone a la empresa, al usuario y al cliente, pues compromete el secreto y la privacidad de las interacciones.

5- Reputación de la empresa

En tiempos de noticias falsas, todo cuidado es poco cuando se trata de la difusión de información, especialmente a través de WhatsApp. Una información errónea sobre la compañía o un fragmento de una conversación entre miembros de alto nivel, por ejemplo, cuando se distribuyen en masa por la aplicación, afecta la credibilidad de la corporación, comprometiendo la imagen en el mercado y la percepción de valor por parte de los clientes. Se trata de una pérdida de valor incalculable y difícil de revertir.

Una forma de gestionar la comunicación por WhatsApp corporativo es mediante el monitoreo de conversaciones a través de la app, tanto en los dispositivos de la empresa como en las cuentas. Pero ¿cómo realizar este procedimiento?

Monitorear el WhatsApp corporativo es con Zapper

Brasil, el segundo país que más utiliza WhatsApp en el mundo, también es la cuna de una innovación que potencializa el uso de la herramienta. La startup carioca Zapper desarrolló la primera solución de monitoreo de conversaciones corporativas via app de mensajes,  de América Latina.

La plataforma sigue todas las interacciones realizadas en el mensajero y, mediante la detección de palabras clave, indica conversaciones sospechosas que puedan señalar desvíos de conducta, infracciones a las normas de la empresa, ilegalidades, acosos, bullying, entre otros incidentes.

Lee también: Las empresas pueden monitorear WhatsApps corporativos

Esto permite que la empresa controle su comunicación, prevenga problemas reputacionales y pueda intervenir de inmediato en momentos críticos. Se emite una notificación de las conversaciones sensibles al gestor para verificación y resolución.

Las conversaciones y archivos captados se almacenan integralmente en la nube, con acceso limitado para asegurar el secreto de los datos. Y como este contenido permanece guardado por tiempo indefinido, es posible analizar el material y elaborar informes calificados, a través de la propia plataforma.

Los insights extraídos de las interacciones por WhatsApp pueden ****contribuir con el perfeccionamiento de políticas de seguridad de la comunicación a través del mensajero y aún señalar la necesidad de capacitación para el equipo,   proporcionar indicadores de los mejores horarios para acceder a clientes, el rendimiento de campañas, entre otra información.

Lee también: El marketing generado por conversaciones de WhatsApp

Con el monitoreo de WhatsApp por Zapper, las organizaciones pueden reforzar la seguridad y el control de los mensajes a través de la app y aún usarlo de manera más estratégica e inteligente.

Lleva innovación, tecnología e inteligencia a tu negocio con la primera solución en monitoreo de WhatsApp: Zapper!

Haz clic aquí para agendar una demostración de la herramienta.