Si tienes WhatsApp instalado en tu smartphone o computadora portátil, probablemente estés en al menos un grupo en esta aplicación.

La capacidad de la herramienta para reunir hasta 1024 miembros en un grupo y crear comunidades con hasta cien grupos es una gran invitación para que las personas se relacionen a través de la plataforma.

En el ámbito corporativo, más que una conveniencia, los grupos conformados por colaboradores, departamentos y gerentes son necesarios para brindar agilidad y practicidad a las operaciones.

¡Pero no porque WhatsApp sea un medio de comunicación informal significa que el uso de esta herramienta deba ser igual en el entorno laboral! Existen cuidados que deben seguirse en relación a la postura, el lenguaje, el contenido que se envía y el horario en que se contacta para evitar malentendidos, vergüenzas y violaciones a las reglas de la organización.

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¿Cómo debe posicionarse la empresa sobre los grupos de WhatsApp?

¿Sabías que muchas compañías han sido condenadas a pagar indemnizaciones por exigir a los empleados, a través de WhatsApp, tareas fuera del horario laboral?

¿Y que las exposiciones o exigencias realizadas por gerentes hacia los colaboradores en grupos de WhatsApp pueden ser consideradas acoso moral, lo que podría resultar en procesos judiciales?

Situaciones como estas son comunes debido a la falta de orientación sobre el uso de la aplicación en las corporaciones, lo que provoca problemas serios, afecta la productividad de los profesionales y perjudica las relaciones interpersonales en los equipos.

Es por eso que es tan importante que las empresas creen políticas de uso de WhatsApp, impongan límites para la comunicación a través de la plataforma y que estas reglas sean respetadas por todos los niveles jerárquicos.

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La práctica de un trabajo de concienciación sobre la etiqueta en el WhatsApp corporativo y en los grupos también ayuda a evitar abusos, bullying y acosos. Aquí hay algunas buenas prácticas que las empresas deben adoptar con sus colaboradores:

• Definir horarios para la comunicación entre equipos y gerentes. Los asuntos laborales deben tratarse solamente durante el horario laboral;

• Prohibir solicitudes de tareas por parte de los líderes a sus subordinados después del horario comercial;

• Reforzar el propósito del grupo y contenidos prohibidos en las conversaciones;

• Orientar a los usuarios sobre las formas de tratamiento y el lenguaje adecuado para los mensajes;

• Alertar a los empleados sobre la confidencialidad de los datos que puedan estar presentes en las conversaciones.

Así como los líderes tienen una gran responsabilidad sobre la comunicación y la gestión de los grupos de WhatsApp corporativo, los profesionales también deben cumplir con sus obligaciones para asegurar una buena comunicación con colegas y jefes a través de la plataforma.

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Etiqueta para colaboradores sobre el WhatsApp corporativo

A través de WhatsApp es difícil, muchas veces, detectar la intención, el tono de un mensaje de texto, lo que puede ocasionar malentendidos. De la misma manera, hay asuntos tan delicados que deberían ser tratados en persona.

Estas son recomendaciones básicas de etiqueta que debemos adoptar en las interacciones con amigos, familiares, vecinos, etc. En el trabajo, además de estas reglas de buena convivencia, hay otros detalles que deben ser considerados para transmitir confiabilidad y profesionalismo en la comunicación individual y en grupo. Vamos a verlas:

• Evitar abordar temas personales, dado que el propósito de la comunicación es optimizar el trabajo;

• No emitir juicios sobre ninguna situación, especialmente en un grupo con otras personas. Si esto se solicita, colócate en la posición de hablar personalmente con el solicitante;

• No enviar stickers, memes, gifs, cadenas, enlaces de dudosa procedencia;

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• No reproducir fake news o información con connotaciones racistas, religiosas, deportivas, políticas o que exprese cualquier tipo de prejuicio. Enfócate en el objetivo del grupo;

• No enviar en el grupo de WhatsApp datos personales propios o de terceros. No compartir información sensible de la empresa a través de este medio;

• Evitar ofensas y polémicas con otros integrantes para no generar incomodidad.

Un cuidado adicional que las organizaciones pueden adoptar en la gobernanza de la comunicación por WhatsApp corporativo es el monitoreo de las conversaciones a través de la app con la herramienta Zapper.

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El gerente puede registrar en la herramienta palabras clave que indiquen diálogos sospechosos, y Zapper, al identificarlas, emite una notificación en tiempo real para análisis y toma de las debidas providencias.

Zapper es un recurso que puede servir a los departamentos de cumplimiento y de RRHH, ya que supervisa las interacciones y capta situaciones problemáticas como desvíos de conducta, violaciones a las políticas de la empresa, uso de lenguaje inapropiado, abuso de autoridad, acoso, entre otros.

Todo el material monitoreado se guarda íntegramente en cloud, incluso si algún usuario intenta borrar la conversación o un fragmento de ella. Archivos de audio, imagen, video y texto también son almacenados por tiempo indeterminado, con acceso exclusivo del gerente de esa comunicación.

Esta preocupación de Zapper en relación a la privacidad de las interacciones va de la mano con los requerimientos de la Ley General de Protección de Datos y ayuda a las organizaciones en la seguridad de la información.

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Con sentido común y el uso de la tecnología de Zapper, tu empresa ejercerá una mejor gobernanza sobre la comunicación interna y externa a partir de WhatsApp corporativo.

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