Desde que el WhatsApp se convirtió en el recurso más utilizado en el mundo para comunicarse, las empresas se han visto obligadas a adoptar la aplicación como herramienta de trabajo.

Los criterios para el buen uso de esta tecnología, sin embargo, han generado dudas en el ambiente corporativo. Después de todo, ¿cómo ejercer gobernanza sobre los mensajes profesionales enviados desde cuentas personales y en dispositivos particulares sin invadir la privacidad de los individuos?

Al darse cuenta de la vulnerabilidad de la comunicación a través de WhatsApp, las compañías tuvieron que pensar en nuevas alternativas para garantizar la seguridad de los datos confidenciales del negocio y preservar la información sensible de los clientes.

La separación de cuentas personales y de uso de la organización es la primera iniciativa para controlar mejor las interacciones de los colaboradores con terceros, pero ¿será que esta es una actitud eficiente?

En este artículo vamos a hablar de lo que deben hacer las empresas para asegurar la confidencialidad de las conversaciones por WhatsApp y no correr riesgos de reputación por filtraciones de datos, entre otras consecuencias negativas.

Lee también: Celular personal y WhatsApp corporativo: ¿cómo queda la ciberseguridad de la empresa?

Seguridad para usuarios y compañías

Optar por el uso del dispositivo personal de un colaborador es una estrategia que las empresas adoptan porque se trata de una alternativa más económica y práctica, dado que el usuario ya está acostumbrado al funcionamiento del aparato y el WhatsApp ya está instalado en el mismo.

No obstante, esta práctica no significa que la cuenta de uso de la empresa deba ser la misma que ya utilizaba el colaborador. Mantener el WhatsApp personal separado del profesional es necesario para proteger los datos confidenciales de ambos y asegurar la transparencia en la comunicación.

La separación del WhatsApp corporativo imprime mayor credibilidad en las relaciones y establece límites claros en las interacciones. Esta práctica, además, ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones impuestas por la LGPD (Ley General de Protección de Datos), por ejemplo.

Lee también: LGPD y WhatsApp: lo que necesitas saber

Esta discusión remite a la serie Ruptura (Severance), disponible en Apple TV. La narrativa del thriller presenta un enfoque extremo sobre la separación entre la vida personal y profesional. En el argumento, los personajes pasan por un procedimiento que divide completamente sus memorias entre trabajo y vida privada, sin que un lado tenga acceso al otro. Aunque se trata de una ficción distópica, la serie plantea un debate relevante sobre los desafíos de la hiperconectividad y los impactos de la mezcla entre la vida profesional y personal, un problema real que las empresas enfrentan al no establecer límites en el uso del WhatsApp corporativo. Aunque no es necesario un corte tan drástico como en la serie, definir reglas claras y adoptar soluciones de gobernanza en la comunicación empresarial es esencial para evitar riesgos a la privacidad y a la seguridad de datos.

Monitoreo de WhatsApp y gobernanza de la comunicación empresarial

Más que separar cuentas de uso personal y profesional, la estrategia adecuada para garantizar la seguridad en las interacciones a través del WhatsApp corporativo es mediante el monitoreo de las conversaciones. De este modo, la empresa también puede seguir la productividad del empleado, supervisar la conducta durante una atención y proteger información estratégica.

Zapper es la primera plataforma en América Latina que monitorea cuentas corporativas de WhatsApp con fines de compliance, ciberseguridad y colaboración en la inteligencia del negocio. La plataforma fiscaliza las interacciones entre la empresa y terceros, independientemente del número de cuentas y de los dispositivos donde estén instaladas (celular, tablet, notebook).

Todo el contenido de las interacciones se guarda en la nube, con acceso exclusivo por tiempo indefinido, ofreciendo la máxima seguridad de la información y capacidad de almacenamiento de las conversaciones en su totalidad.

Zapper solo monitorea cuentas corporativas, en la versión Business, sin el riesgo de acceder a la cuenta personal del colaborador, lo que sería considerado como invasión de privacidad. El empleador puede descargar la plataforma en el dispositivo de cada profesional o solicitar que el mismo descargue la aplicación con ayuda de un enlace o código QR.

Lee también: Monitoreo del WhatsApp corporativo para aumentar la seguridad y eficiencia

Si algún empleado desconecta la app, se envía una notificación al gestor que podrá ponerse en contacto con el usuario para solicitar una nueva conexión con Zapper, minimizando así el riesgo de uso del WhatsApp corporativo sin el conocimiento del gestor.

Una vez conectada a la plataforma, Zapper seguirá los diálogos ocurridos en el número de la empresa y así podrá enviar comentarios al gestor sobre el horario de los contactos o incluso detectar conversaciones sospechosas que contengan señales de desviación de conducta, envío de archivos confidenciales, evitando la divulgación de datos privados de la compañía.

Después del tratamiento correspondiente de la información almacenada, cumpliendo con los requisitos de la LGPD, los datos se reúnen en forma de informes analíticos, creados a partir de los filtros que el gestor determine.

Definir criterios de uso del WhatsApp corporativo para los empleados y implementar soluciones de gobernanza en la comunicación a través de la aplicación de mensajería son iniciativas esenciales para las corporaciones que desean avanzar en la relación con el mercado y agilizar procesos operacionales.

Zapper llega para facilitar esta dinámica y ayudar en la concienciación sobre la importancia de la seguridad de datos. ¡Cuenta con la experiencia de quienes son pioneros en la monitorización de mensajes!

Haz clic aquí para agendar una demostración de la herramienta.