O Panorama de Marketing e Vendas 2024, realizado pela RD Station, mostra que pelo menos 70% das companhias brasileiras usam o WhatsApp para as comunicações internas e externas e  que o canal possui a maior taxa de sucesso em retorno, superando as interações por visita presencial e por telefone.

Tamanha aderência ao aplicativo de mensagem explica-se pela onipresença do WhatsApp na rotina das pessoas, a maturidade do mercado e pela praticidade que a plataforma proporciona, uma vez que a comunicação ocorre independente do local onde os usuários estejam.

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Na indústria o WhatsApp exerce um papel importante na relação entre os departamentos, facilitando o acesso dos colaboradores a informações institucionais, agilizando a divulgação dessas informações, o que certamente colabora muito com a melhoria da performance e dos resultados.

Por que o WhatsApp é importante para a indústria?

Intranet, e-mails, murais são recursos que sempre foram utilizados na comunicação interna das corporações para emitir comunicados sobre eventos, alterações na rotina de trabalho, ou qualquer informação útil para o bom funcionamento da empresa. No entanto, essas ferramentas com o passar do tempo tornaram-se limitadas, pois a dinâmica operacional das organizações mudou drasticamente pós-pandemia.

Hoje, com parte da indústria trabalhando remotamente, a partir dos próprios dispositivos, não há mais a necessidade de conexão por redes e nem mesmo a obrigação de formalizar mensagens por e-mail. O WhatsApp passou a agregar essas funções com mais simplicidade e ampliou as possibilidades da comunicação entre colaboradores e para com terceiros.

Pelo WhatsApp corporativo, ficou mais fácil:

• Informar simultaneamente um grande número de pessoas, por lista de transmissão sem que os usuários visualizem os contatos de cada participante;

  
  

• Registrar diálogos, solicitações e feedback de avaliações;

  
  

• Compartilhar documentos, planilhas, contratos, arquivos de áudio e vídeo com várias pessoas ao mesmo tempo, sem a necessidade de encaminhar as mensagens individualmente;

  
  

• Efetuar chamadas de áudio e vídeo e realizar reuniões em tempo real com até 32 usuários simultaneamente;

  
  

• Criar grupos para cada setor da companhia para alinhar prazos e execução de tarefas, além de atualizar o status de cada operação;

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• Criar comunidades e reunir grupos de diversos setores;

  
  

• Realizar enquetes com os usuários;

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• Promover maior integração entre os departamentos e profissionais;

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• Tomar decisões em grupo sem a necessidade de estarem todos no mesmo local ao mesmo tempo.

O WhatsApp diminuiu as distâncias geográficas, aproximou colaboradores de gestores e trouxe mais velocidade operacional à medida que agilizou a comunicação. Mas o que fazer com as mensagens trocadas no app, a respeito de trabalho? Como assegurar o sigilo de dados e evitar vazamentos?

Antes de implementar a comunicação via WhatsApp numa indústria, onde atuam profissionais de todos os níveis e com responsabilidades diferentes, é essencial preparar um treinamento sobre ética, regras de etiqueta digital, conduta profissional, linguagem a ser utilizada nas mensagens, tipo de material que não pode ser compartilhado e principalmente, sobre privacidade e sigilo de dados.

Em paralelo a essa iniciativa, para auxiliar no controle dos conteúdos disseminados pelo app, o monitoramento das conversas pelo WhatsApp da empresa é uma estratégia eficaz que ainda minimiza riscos de desvio de conduta, infrações às políticas da empresa e vazamentos de dados.

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No Brasil já existe uma solução nesse sentido, que é Zapper. Com a ferramenta, a empresa monitora todas as contas e dispositivos corporativos, podendo zelar pela veracidade e integridade das informações disseminadas pelo WhatsApp.

Casos de uso do monitoramento para a indústria

Controlar o nível das interações pelo WhatsApp, impedir conflitos e promover a interação saudável entre usuários pode ser um desafio para grandes corporações, com grandes efetivos de funcionários e, consequentemente, um volume gigantesco de mensagens diárias.

O monitoramento dos diálogos pelo WhatsApp com Zapper auxilia no gerenciamento dessa comunicação, podendo identificar por meio de palavras-chave, conversas indicativas de desvios de conduta, infrações às políticas da empresa, bullying e assédios. Com a supervisão das interações em tempo real, o gestor pode intervir imediatamente.

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Todas as conversas captadas são registradas e salvas em nuvem e mesmo que algum usuário queira apagar um diálogo ou parte dele, o material permanece arquivado na íntegra, para consulta futura. O armazenamento em nuvem garante o acesso exclusivo e a segurança de dados por tempo indeterminado.

Cada departamento da companhia pode se beneficiar do monitoramento das conversas de WhatsApp com  Zapper:

• O RH pode detectar problemas de relacionamento na equipe e trabalhar para a conciliação dos envolvidos. Além disso, pode identificar entre os gestores, abusos de autoridade e regular o trabalho em horário comercial, evitando processos trabalhistas por atuação fora do expediente;

  
  

• O segmento de marketing da empresa pode utilizar o monitoramento para checar a abordagem de atendentes com os clientes e verificar os argumentos e campanhas promocionais mais assertivos;

  
  

• O setor jurídico pode monitorar as conversas para garantir o cumprimento das políticas de compliance da organização, junto a todos os usuários;

  
  

• Graças à funcionalidade Analytics de Zapper, é possível coletar todas as informações monitoradas e organizá-las de forma segmentada em relatórios qualitativos. O departamento de relacionamento com o cliente pode acessar os relatórios gerados pela plataforma e conferir os horários mais indicados para um contato com clientes, tabular as impressões do consumidor, identificar pontos de melhoria na logística da empresa e ainda, avaliar o atendimento dos colaboradores e taxa de satisfação de clientes.

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A partir do momento em que o WhatsApp chega às organizações para aperfeiçoar a comunicação e melhorar a produtividade da empresa, Zapper chega para extrair dados relevantes das interações ocorridas no app e transformá-los em estratégias valiosas! A única consequência possível com a junção desses recursos é o sucesso!

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