Monitoramento de mensagens de WhatsApp sem invasão de privacidade

O monitoramento da comunicação e da produtividade no ambiente de trabalho é um tema controverso que sempre foi relevante nas organizações. A necessidade de supervisionar processos e o cumprimento de políticas internas da empresa tem o propósito de prevenir ruídos na comunicação, desvios de conduta e evitar possíveis desdobramentos para a companhia.

Colaborador realizando interações comerciais e pessoais no seu smartphone

Hoje, com o uso crescente do WhatsApp nas rotinas corporativas, o monitoramento dessa plataforma ganhou ainda mais importância e tornou-se um desafio, pois o app muitas vezes é instalado no smartphone do colaborador, ou a corporação utiliza a conta de uso pessoal do funcionário para as interações comerciais.

Nesse contexto, como supervisionar diálogos ocorridos com clientes, equipes, fornecedores e parceiros, sem o risco de invadir a privacidade dos usuários? É sobre isso que esse artigo vai tratar. Confira!

Boas práticas de uso do WhatsApp corporativo

Em tempos de WhatsApp é impensável organizar as demandas de trabalho sem a agilidade na comunicação, promovida pelo app. Presente em 99% dos dispositivos móveis, o mensageiro é hoje o recurso mais utilizado para reunir pessoas e facilitar a tomada de decisões, de forma rápida e prática.

A presença do aplicativo na vida dos profissionais e a eficiência operacional da plataforma é tanta que o envio de contratos, documentos, arquivos de imagem, vídeo e áudio, além de dados pessoais, tem ocorrido principalmente pelo WhatsApp, gerando com isso, novos desafios para as companhias.

E o principal deles é acompanhar os diálogos com agentes externos e internamente com as equipes, pelo WhatsApp corporativo, sem invadir conversas privadas e sem o risco de vazamentos de informações sigilosas.

Colaborador sendo supervisionado digitalmente

A primeira iniciativa que a empresa deve adotar é a separação das contas de WhatsApp pessoal do número utilizado pela organização para que o monitoramento não invada interações particulares do usuário. Uma forma de implementar isso é pela utilização da versão Business, que delimita bem a natureza das comunicações. Vamos conhecer outras medidas:

Criação de políticas internas para a utilização do app, limitando horário e dia da semana em que as interações podem acontecer, a fim de evitar alegações sobre trabalhos em horas extras;
Desaconselhar o uso de contas pessoais para se comunicar com contatos de trabalho;
Informar todos os colaboradores sobre o monitoramento das conversas via WhatsApp e constituição de um documento autorizando essa supervisão;
Realização de treinamento com os usuários, sobre linguagem mais adequada, assuntos que devem ser evitados por esse canal e postura a ser adotada nos diálogos;
Cuidados aplicados à segurança da informação para prevenir vazamentos de dados, uso indevido por terceiros e problemas jurídicos.

Adotando essas práticas é possível supervisionar as interações pelo WhatsApp entre os funcionários e com agentes externos, sem intimidação, constrangimento ou qualquer violação à privacidade.

Como monitorar o WhatsApp corporativo na prática?

O monitoramento de comunicações via WhatsApp é a dor de muitas corporações e a solução para essa necessidade já existe no Brasil e foi criada por uma empresa carioca, com pioneirismo na América Latina!

A plataforma que monitora as contas empresariais de WhatsApp é a Zapper e atua em três frentes: governança de comunicação via app, armazenamento seguro de dados e com inteligência conversacional para emissão de relatórios e criação de estratégias.

Celular com o símbolo de Zapper retratado em sua tela

Graças ao emprego da Inteligência Artificial e de recursos de machine learning, Zapper identifica palavras nas conversas que sinalizem ia ocorrência de bullying, assédios de todos os tipos, infrações às normas da empresa, linguagem inadequada, favorecimento ilícito, entre outras situações.

A detecção funciona a partir do cadastramento de palavras-chave e a cada vez que elas forem citadas, uma notificação é enviada ao gestor para avaliação do contexto e para adoção das devidas medidas.

Todo o teor desses diálogos é coletado e salvo imediatamente em cloud, garantindo o armazenamento seguro dos conteúdos, mesmo que alguém tente apagar uma conversa ou um trecho dela. O arquivamento é por tempo indeterminado e somente o gestor tem acesso ao material, minimizando assim o risco de vazamento de dados.

De posse de todas as informações, Zapper analisa o material e emite relatórios qualificados, conforme os parâmetros selecionados para atender diferentes departamentos.

Alguns exemplos de uso: verificação dos horários de maior interação com a empresa; análise de performance de comunicações específicas, como a divulgação de alguma campanha; identificação dos assuntos mais abordados para elaboração de FAQ; reclamações frequentes, entre outros.

Laptop com as soluções de monitoramento, armazenamento e inteligência de Zapper

Trata-se de uma solução viável, de acesso de baixa complexidade, que abrange vários aspectos da governança da comunicação pelo WhatsApp, desde o controle sobre a pertinência das informações que circulam no app, até o tratamento de dados confidenciais, conforme exigido pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Monitorar as interações corporativas pelo app de mensagens não é mais um tema polêmica nas empresas. Agora existe Zapper!

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