Uma empresa que se relaciona com a base de clientes pelo WhatsApp sabe bem quanto vale cada contato e conhece a importância de mantê-lo em segurança para garantir a sustentabilidade do negócio. No entanto, como assegurar o sigilo das informações do consumidor, se esses dados estão nas mãos de diversos colaboradores no dia a dia?

Se considerarmos que esses funcionários, ao se desligarem da corporação podem levar consigo esses contatos preciosos, fica evidente a necessidade de exercer a governança tanto do mailing, quanto das conversas entre representantes da organização e o público.

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Essa iniciativa evita problemas legais e práticos que podem prejudicar a operação e a imagem da empresa. Nas mãos erradas, números de telefone, dados bancários, documentos pessoais, estratégias e campanhas podem ser divulgadas indevidamente para outras organizações e até para a concorrência.

Explanamos nesse artigo todas as consequências que a falta de controle sobre a comunicação corporativa pelo WhatsApp podem trazer aos negócios e quais as alternativas para prevenir riscos reputacionais e prejuízos financeiros.

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Consequências do uso indevido de contatos do WhatsApp

Há mais de 10 anos o Brasil conta com a Lei Geral de Proteção de Dados, que proíbe principalmente as empresas da utilização indevida de informações de terceiros. Mas não foi sempre assim. Antes dessa regra, as organizações negociavam entre si os próprios mailings para ampliar a base de contatos e facilitar a prospecção.

Hoje, esse procedimento não é mais permitido nas companhias e representantes comerciais que se apropriam dos dados pertencentes à corporação onde atuam estão cometendo violação de sigilo

profissional e quebra de contrato, resultando em algumas consequências:

Ação Judicial: a empresa pode tomar medidas legais, como solicitar indenização por danos morais e materiais, além de exigir a devolução dos contatos.

Multas e sanções: dependendo do caso, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) também pode ser aplicada, gerando punições.

Perda de Clientes: a empresa pode perder clientes, especialmente se o representante utilizar os contatos para direcioná-los a concorrentes.

Danos à Imagem: a imagem da empresa pode ser prejudicada, tanto perante os clientes quanto no mercado.

Dificuldade na Comunicação: a empresa terá dificuldade em manter contato com seus clientes, afetando o relacionamento e a fidelização.

Desvantagem Competitiva: a concorrência pode se beneficiar da situação, conquistando clientes que antes eram da empresa.

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Como prevenir o uso indevido dos contatos do WhatsApp

É muito importante para a empresa estabelecer a política de uso de dados, informar seus times sobre as regras a serem seguidas e conscientizar cada profissional sobre a segurança de informações privadas.

Veja quais processos adotar para prevenir ocorrências com os representantes comerciais:

Verificar o contrato: analisar o contrato de representação para identificar cláusulas sobre uso de dados e sigilo profissional.

Notificar o representante: formalizar junto ao representante a proibição de uso dos contatos e a necessidade de devolução.

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Buscar assessoria jurídica: consultar previamente um advogado especializado para alinhar as medidas legais cabíveis.

Avisar os clientes: conscientizar os clientes sobre a possibilidade de mudança dos representantes e a importância de manter contato com a empresa.

Treinamento: orientar os representantes sobre a importância do sigilo profissional e da segurança de dados.

Controle de dados: implementar sistemas de controle e gestão de contatos, garantindo que a empresa tenha acesso e controle sobre seus dados.

Gerenciamento de dados no WhatsApp e controle de interações

A representação comercial é uma função exercida por profissionais independentes que atuam com vários contratantes ao mesmo tempo, portanto, é comum que haja rotatividade de representantes nas empresas.

O sigilo é o que mantém a continuidade do relacionamento entre  organizações e parceiros, no entanto, é muito complexo garantir a segurança de dados sigilosos transmitidos pelo WhatsApp.

Para solucionar esse desafio já existe no mercado uma plataforma de monitoramento de interações pelo app que além de detectar condutas inadequadas durante os diálogos também preserva o conteúdo das conversas em nuvem, por tempo indeterminado e com acesso restrito, minimizando o risco de vazamentos.

Zapper é a suíte de soluções que realiza esse acompanhamento das conversas pelo WhatsApp corporativo, full time e integralmente. Cada irregularidade na conexão ou no contexto da interação emite um alerta ao gestor da comunicação, que pode analisar a ocorrência e assim, tomar decisões informadas.

Com Zapper é possível também detectar nos diálogos, sentimentos emergentes, proporcionando assim uma compreensão mais profunda sobre intenções, satisfação do cliente e humor.

Tudo o que é captado no WhatsApp, registrado na plataforma e armazenado em sua totalidade, ainda passa por uma análise qualitativa, que dá origem a um relatório com insights e métricas que podem orientar as estratégias da corporação.

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Por que depender da sorte e arriscar o principal ativo da empresa: os clientes? Conte com Zapper para manter contatos e conteúdo em segurança, mesmo quando a equipe muda.

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