Cuando una empresa aprueba el uso de WhatsApp durante el horario laboral y estimula la comunicación interna y externa a través de la aplicación, pocos profesionales se quejan de la iniciativa, ya que este recurso facilita en gran medida la transmisión de mensajes, documentos y archivos, además de agilizar procesos y negociaciones.

Pero, ¿los mismos colaboradores se sienten cómodos con la decisión de monitorear sus conversaciones por WhatsApp corporativo? Ciertamente, la primera duda del trabajador es sobre la legalidad de esta práctica que “supuestamente” estaría invadiendo su propia privacidad.

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Es en este momento que la empresa necesita ofrecer información, para generar conciencia, compromiso y colaboración. Aclarar el objetivo del monitoreo del WhatsApp corporativo y garantizar la seguridad y confidencialidad sobre las interacciones son fundamentales para asegurar el éxito de la acción.

Presentando el monitoreo de WhatsApp

Supervisar los diálogos por teléfono y correo electrónico corporativo siempre ha sido una práctica común en las organizaciones, pero ¿cómo reproducir este procedimiento en WhatsApp?

A pesar de la jurisprudencia favorable a las compañías, el monitoreo de conversaciones por la aplicación es fuente de polémicas porque deja a muchos profesionales incómodos e incluso intimidados con esta prerrogativa, lo que afecta la credibilidad del colaborador y, sobre todo, la productividad.

Para evitar este temor por parte de los profesionales y hacer que colaboren con el proceso, la empresa necesita, ante todo, invertir en educación, a través de capacitaciones, y apostar por la creación de políticas específicas para el uso de WhatsApp, estandarizando así el lenguaje, la postura y los procedimientos de seguridad.

Demostrar el compromiso de la organización con la seguridad y esclarecer el objetivo del monitoreo del WhatsApp  tranquiliza a los usuarios y es el primer paso en la implementación de este proceso. Ve otras iniciativas para involucrar a los colaboradores:

• Crear un manual para el buen uso de la aplicación en colaboración con los empleados enfatiza la responsabilidad de cada uno sobre la seguridad durante las interacciones.

  
  

• Promover charlas sobre Comunicación No Violenta para elevar el nivel de los diálogos con clientes, proveedores y socios es facilitar un conocimiento que puede ser utilizado por los colaboradores en otras áreas de la empresa y en la propia comunicación interpersonal. ¡Esto puede considerarse un beneficio!

  

• Reforzar entre los gerentes la necesidad de evitar responder o enviar mensajes fuera del horario laboral también es una conducta que respalda al trabajador y demuestra respeto por él. Además, previene problemas laborales.

• Orientar a los colaboradores a utilizar el WhatsApp de la empresa solamente para cuestiones profesionales y comerciales minimiza el riesgo de que la organización monitoree conversaciones personales.

  
  

• Promover capacitaciones sobre protección de datos y procedimientos en caso de fraudes brinda mayor seguridad a los usuarios y minimiza la exposición indebida de información personal.

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Monitoreo de WhatsApp y Tratamiento de Datos

Estimular la adhesión de los colaboradores al monitoreo de los mensajes corporativos y no ofrecer credibilidad en el procedimiento pone toda la acción en riesgo.

La mejor forma de implementar la supervisión de las conversaciones por WhatsApp de la empresa es contar con Zapper, una solución completa de inteligencia conversacional que extraerá de las interacciones solo diálogos sospechosos que indiquen infracciones o desviaciones de conducta.

Cuando se detecta alguna conversación de contenido preocupante, se emite una alerta al gestor de comunicación que podrá tomar las debidas precauciones. Todo el material recopilado se almacena en la nube, lo que protege los datos del acceso de terceros.

Con todos estos cuidados, es más fácil contar con el apoyo de los profesionales en la implementación del monitoreo del WhatsApp y si el empleado logra beneficiarse de esto, toda la empresa gana. ¡Cuenta con Zapper para hacer tu comunicación más segura!

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