Si WhatsApp está presente en la vida de 169 millones de brasileños (We are Social y Meltwater/2024), ¿cómo prohibir el uso del mensajero en el trabajo? Definitivamente, esta no es una opción para las empresas que desean escalar en la relación con los clientes y en los resultados.

Es un hecho: independientemente de estar de acuerdo o no con el uso de la aplicación durante el horario laboral, será utilizada por los colaboradores, ya sea para tratar asuntos de la empresa o para conversaciones personales.

Por lo tanto, es mejor prevenir problemas, oficializar la presencia de WhatsApp en los negocios y crear reglas claras para el uso de la aplicación, considerando la privacidad de los usuarios y la confidencialidad de la información de la empresa.

Actualice la política de Seguridad de la Información para WhatsApp

Desde el punto de vista estratégico, WhatsApp debe garantizar la movilidad de la comunicación y la competitividad del negocio y para que esto funcione, se deben tomar ciertos cuidados de conformidad legal y seguridad.

En primer lugar, es imprescindible orientar a los usuarios de WhatsApp corporativo sobre:

• Lo que es propiedad de la empresa y lo que pertenece exclusivamente al colaborador;

• Qué tipo de datos corporativos no pueden ser compartidos;

• Procedimientos relacionados con copias de seguridad para no perder la documentación de la empresa;

• Horarios permitidos para la comunicación entre miembros de la corporación y con clientes;

• Comportamiento y lenguaje adecuados para la comunicación;

• Concientización sobre la Ley General de Protección de Datos y posibles implicaciones derivadas del incumplimiento de la misma.

La creación de políticas de uso de WhatsApp en la empresa y la práctica de capacitaciones que refuercen esta información son la base de un trabajo bien estructurado y sostenible, pero para garantizar la eficacia de este procedimiento es necesario ir más allá de la definición de reglas y llegar al monitoreo de las interacciones de los usuarios a través de la aplicación, para verificar el cumplimiento de las normas.

Para iniciar el monitoreo de WhatsApp corporativo, otros tres pasos son de suma importancia: comunicar a todos los colaboradores sobre la conducta de la organización; garantizar que esta información esté registrada en todos los contratos; y obtener la autorización de los usuarios sobre el monitoreo de sus conversaciones a través de la aplicación de la empresa.

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Hecho esto, es hora de que la compañía aprenda cómo realizar una supervisión segura de la comunicación en sus propias cuentas de WhatsApp y cómo tratar los datos obtenidos en ese monitoreo.

¿Por qué es importante monitorear el WhatsApp corporativo?

Existen muchos beneficios en el monitoreo de WhatsApp de la corporación, como la obtención de métricas de rendimiento, control de productividad, verificación del lenguaje y de la eficiencia de los enfoques, pero sin duda, la mayor ganancia en esta estrategia es garantizar la integridad de la comunicación entre la empresa y terceros y asegurar el cumplimiento de la legislación y de las políticas de la compañía.

Una solución genuinamente brasileña y novedosa en América Latina fue creada para atender estas necesidades: Zapper, una plataforma multifuncional de inteligencia conversacional y almacenamiento de información, con todas las especificaciones exigidas por la Ley General de Protección de Datos.

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Zapper detecta a través de palabras clave, conversaciones sospechosas, ocurridas en WhatsApp corporativo, que indiquen conductas de riesgo, infracciones, divulgación de datos sensibles, filtración de documentos confidenciales de la empresa, acosos, entre otros.

Una vez identificada cualquier irregularidad en las conversaciones a través de la aplicación, el gestor es notificado para analizar en tiempo real la interacción y tomar las medidas adecuadas. Esto evita que surjan problemas mayores, manchando la reputación de la empresa y perjudicando su imagen en el mercado.

El contenido de las conversaciones, los archivos de imagen, video y audio transmitidos en WhatsApp corporativo son archivados en la nube, por tiempo indefinido. Con esto, es posible restringir el acceso a los datos y garantizar la privacidad y la identidad de los interlocutores del mensaje.

Estamos en la Era de WhatsApp y quien sepa aprovechar mejor esta herramienta, tendrá más recursos para sobresalir en el mercado. ¡Aprovecha esta nueva realidad y conoce todo lo que podemos hacer para hacer tu comunicación más segura!

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