Para hacer frente a tantas demandas, agilizar procesos y la toma de decisiones, el WhatsApp se presenta como una herramienta eficiente y por eso es tan utilizada en el ámbito corporativo.

No obstante, al mismo tiempo que la plataforma de mensajería facilita la interacción, también puede provocar ruidos en la comunicación, ya sea por el uso de un lenguaje inadecuado, por un “tono de voz” incorrecto o por la falta de habilidad de expresión.

La accesibilidad y el acercamiento promovidos por el WhatsApp pueden confundir a las personas y transmitir la sensación de que este canal es informal y que, por lo tanto, la comunicación puede ser más casual, resultando en una serie de malentendidos, poniendo en riesgo la seguridad y la reputación de una empresa.

Lee también: ¿Por qué separar el WhatsApp personal del corporativo?

Para que la app sea un aliado en las rutinas de la compañía, es necesario establecer políticas claras de uso, previniendo así problemas éticos que puedan acarrear multas, sanciones y hasta procesos legales.

En esta publicación, aprenderemos cómo una organización debe posicionarse junto a los colaboradores para implementar las mejores prácticas de gestión de la comunicación a través de WhatsApp.

Lee también: Comunicación interna en WhatsApp: ¿cómo optimizar la gestión de equipos?

Permiso y coherencia en el uso del WhatsApp corporativo

Cuando la empresa proporciona laptops, smartphones y otros dispositivos para el cumplimiento de tareas en el trabajo, se transmite una serie de orientaciones al colaborador para concientizarlo sobre la responsabilidad y el cuidado necesarios con estos bienes, ¿verdad?

Lee también: Teléfono personal y WhatsApp corporativo: ¿cómo queda la ciberseguridad de la empresa?

Entonces, ¿por qué sería diferente con la cuenta de WhatsApp? La concesión de un número exclusivo para uso profesional ya implica que la app debe utilizarse solo para tratos con el equipo, gestores y personas de relación de la corporación.

Pero, ¿es que este mensaje queda realmente claro para todos los usuarios? Para asegurar la conformidad de la comunicación por mensajes a través del WhatsApp, la organización debe crear políticas para el uso adecuado de la plataforma, que comprenda los siguientes puntos:

• Definición de horarios en los que la cuenta corporativa puede ser utilizada, lo que en este caso debe ocurrir durante el horario laboral, evitando interacciones después de ese período, en fines de semana y feriados;

  
  

• Aplicación de capacitaciones con equipos y liderazgos sobre lenguaje adecuado, procedimientos recomendables de atención y cuidados adicionales con información confidencial, especialmente de terceros;

  
  

• Aclaración sobre las sanciones en caso de acoso, bullying, abordajes fuera del contexto laboral y filtración de datos;

  
  

  

• Creación de normas para la formación de grupos internos, instruyendo a los colaboradores sobre situaciones a evitar;

• Implementación de un sistema de monitoreo de las conversaciones a través de WhatsApp corporativo con la debida comunicación a los usuarios de la app y la respectiva autorización para este monitoreo.

Sobre esta última recomendación, del monitoreo de cuentas de WhatsApp, vale aclarar que esta supervisión debe limitarse a la cuenta corporativa, ya sea en el dispositivo del colaborador o en el aparato proporcionado por la empresa, para prevenir la invasión de la privacidad de los usuarios.

El control de la comunicación a través del mensajero hace que las interacciones sean más seguras y minimiza problemas éticos que expongan al empleado, y que además pueden poner en riesgo la imagen de la empresa. Vamos a entender mejor cómo funciona esta iniciativa en la práctica.

Lee también: Monitoreo de mensajes de WhatsApp sin invasión de la privacidad

Monitoreo de WhatsApp como recurso de cumplimiento

Cuidar de las buenas prácticas en la comunicación a través de WhatsApp también es estar en cumplimiento y esta postura es cada vez más valorada por el mercado porque eleva la percepción sobre el compromiso de la empresa con la ética y la seguridad de la información.

En este contexto, el monitoreo de la app detecta riesgos potenciales, tales como:

• desvío de conducta de colaboradores;

• infracciones a las normas de la empresa;

• solicitudes de soborno;

• acosos de cualquier naturaleza;

• práctica de bullying, prejuicio o violencia;

• envío de información no autorizada a terceros;

• compartición indebida de archivos.

En Brasil, la primera solución en monitoreo de WhatsApp corporativo es Zapper, que identifica palabras clave que indican interacciones sospechosas. En cuanto estas palabras son captadas, se genera una notificación inmediatamente al gestor de comunicación, que tiene la oportunidad de intervenir rápidamente en la situación.

Cuando un usuario se desconecta de la cuenta de la empresa, el gestor también es informado y con esto, el colaborador es advertido para retomar inmediatamente la conexión.

En caso de que haya un intento de borrar un fragmento del diálogo o incluso la conversación completa, Zapper almacena el contenido en su totalidad, garantizando la verificación de todo el contexto del mensaje. Este almacenamiento se realiza en la nube, con acceso restringido al gestor, potenciando la seguridad contra filtraciones.

Si la empresa está interesada en constituir informes para acompañar el desempeño de los empleados, horarios de mayor interacción, contactos más accedidos, por ejemplo, la propia plataforma ejecuta esta acción.

Lee también: Monitoreo del WhatsApp corporativo para aumentar la seguridad y eficiencia

Con una buena orientación sobre el uso del WhatsApp corporativo, definición de reglas claras de uso y apoyo de la tecnología, la empresa lleva a cabo la gobernanza de su comunicación digital y puede tomar decisiones más informadas para mejorar los procesos y los resultados.

Las respuestas que necesitas para llevar tu negocio a otro nivel pueden estar en el WhatsApp ¡y Zapper te ayudará a desentrañar esos datos! ¡Cuenta con nosotros!

Haz clic aquí para agendar una demostración de la herramienta.