Dado que WhatsApp es el medio de comunicación más utilizado actualmente, no es de sorprender que todos los segmentos de mercado utilicen este recurso, después de todo, ya nos hemos habituado a la agilidad en la atención y a la desburocratización de los procesos.

Con los despachos de abogados no es diferente, y la aplicación proporciona beneficios tanto para los clientes como para el propio negocio. Si por un lado WhatsApp acerca a los abogados a su público, para los profesionales la herramienta potencia los contactos, facilita el envío y recepción de documentos, minimiza el desplazamiento y además optimiza el registro de conversaciones.

Pero dado el volumen de interacciones con diferentes personas diariamente, ¿cómo organizar los diálogos y proteger los datos que circulan por la plataforma contra eventuales filtraciones? El monitoreo de las conversaciones a través de WhatsApp corporativo es la solución más segura y eficaz y vamos a explicar los motivos a continuación!

Lee también: Cómo la Inteligencia Conversacional en WhatsApp Puede Transformar Tu Negocio

¿Por qué monitorear las conversaciones de WhatsApp con clientes?

Un servicio que se basa 100% en la confianza y la confidencialidad necesita ofrecer seguridad y es sobre este punto que se apoya el monitoreo de la comunicación a través de WhatsApp.

La gobernanza de mensajes ofrece al despacho de abogados control no solo sobre los contenidos de las conversaciones con clientes y terceros, sino que también ayuda en el cumplimiento de las buenas prácticas de atención, a medida que logra detectar eventuales irregularidades durante los contactos.

En América Latina, la primera solución creada para supervisar el WhatsApp corporativo es Zapper, una plataforma que presenta tres funcionalidades: monitoreo de conversaciones; tratamiento de datos y cualificación de la información por informes.

La herramienta actúa en el seguimiento de los diálogos y la detección de palabras clave que indiquen comportamientos sospechosos, como acosos, amenazas, pedidos de sobornos, compra de sentencias, infracciones a las normas de la empresa e irregularidades legales. Una vez identificadas interacciones problemáticas, una notificación es enviada al gestor, quien evaluará el contexto y podrá intervenir de inmediato.

Todo el contenido de las tratativas a través de WhatsApp se almacena en la nube, incluso si cualquiera de los usuarios intenta borrar la información. El acceso a este contenido es restringido y las conversaciones se guardan por tiempo indefinido, constituyendo así una especie de biblioteca de pruebas, lo que contribuye mucho a las acciones judiciales en curso.

La información recopilada aún puede originar informes analíticos que serán útiles también en el control de procesos internos del despacho. Estos informes pueden señalar, por ejemplo, el número de veces que el abogado contactó a un determinado usuario, los horarios de esas interacciones, entre otros.

Como podemos percibir, el monitoreo de WhatsApp corporativo en el caso de los despachos de abogados no es un recurso prescindible, sino una herramienta fundamental para mejorar los servicios prestados y garantizar una comunicación segura entre todos los involucrados. Para aclarar en qué circunstancias Zapper puede ser aplicado, vamos a revisar algunos casos de uso!

Lee también: Principales dudas sobre el monitoreo de WhatsApp corporativo

Monitoreo de WhatsApp en la práctica: casos de uso para despachos de abogados

Para que toda la estrategia de monitoreo de las conversaciones a través de WhatsApp sea efectiva, es necesario que la empresa siga algunas directrices para garantizar la transparencia y la ética en la implementación de esta iniciativa.

La primera orientación que Zapper da a los clientes que recurren a la solución es que toda la gobernanza de la comunicación ocurra únicamente en números y dispositivos de uso corporativo, es decir, en cuentas en la versión Business, por donde se establece todo el relacionamiento con clientes y terceros. Esta conducta define el canal de comunicación como restringido a las interacciones profesionales y minimiza el riesgo de monitoreo de conversaciones personales.

La segunda orientación de Zapper es que todos los usuarios sean informados sobre el monitoreo de las conversaciones y sobre el tratamiento dado a los datos de esos diálogos. Es aconsejable que todos los involucrados autoricen expresamente este monitoreo.

Cumplidas estas etapas, Zapper puede atender diferentes demandas en las rutinas de un despacho de abogados:

• Supervisión de la atención a través de WhatsApp de abogados con sus clientes con fines de cumplimiento;

  
  

• Identificación inmediata de un usuario que esté desconectándose del monitoreo para conversaciones sin supervisión, minimizando riesgos para las empresas;

  
  

• Registro definitivo y detallado de las conversaciones entre los usuarios, incluso si alguien ha podido borrar la conversación de su propio dispositivo, lo que puede contribuir en futuras consultas o en la constitución de pruebas;

  
  

• Comprobación de la existencia de contacto entre las personas a través de WhatsApp;

  
  

• Identificación de desvío de conducta en las conversaciones de cualquier usuario monitoreado;

  
  

• Almacenamiento de conversaciones en la nube, cumpliendo con todos los requisitos de la Ley General de Protección de Datos;

  
  

• Creación de informes analíticos a partir de la información recopilada en las conversaciones, para facilitar la creación de estrategias y automatizar tareas;

  
  

• Comprobación del envío y recepción de documentos, así como el almacenamiento adecuado de los archivos, ya sean en formato de texto, imagen o audio.

Cabe recordar que el propósito de Zapper es ampliar la seguridad en la comunicación entre personas físicas y jurídicas, de manera totalmente imparcial, transparente y ética. Los registros capturados por la plataforma hablan por sí solos y no pueden ser manipulados por ningún usuario ni siquiera por la plataforma.

La idea es cuidar la relación de confianza y el sigilo absoluto entre abogados y sus clientes, así como aumentar la seguridad contra filtraciones de datos de las empresas.

¡Transforma a Zapper en tu socio comercial y agrega más valor y credibilidad a tu servicio! Traemos la innovación a medida para tu negocio.