Trabajo remoto, reducción de costos con la estructura de oficinas físicas y automatización de procesos mediante la tecnología. Nadie tenía dudas de que esa sería la tendencia en el entorno corporativo, pero con la pandemia iniciada en 2019, el futuro se anticipó en al menos 10 años.

El WhatsApp, creado inicialmente para mejorar la comunicación entre las personas a escala global, de forma gratuita, comenzó a ser adoptado por las empresas y en esta fase crítica de salud pública tuvo un papel fundamental en la alineación entre gerentes y colaboradores durante el trabajo remoto.

La plataforma dejó de ser una novedad entre las organizaciones y hasta aquellas que impedían el uso de este recurso, se rindieron a la practicidad y agilidad que proporciona la comunicación interna y con terceros. (Lee también: WhatsApp en las empresas: ¿cómo oficializar?)

¿Vamos a comprobar cómo el WhatsApp puede potenciar las rutinas en la empresa?

Comunicación estratégica a través de WhatsApp

Actualmente es impensable no recurrir al WhatsApp para alinear a los equipos, transmitir comunicados en masa e incluso en la atención a  clientes.

Con presencia unánime en los teléfonos inteligentes de los profesionales de todos los niveles jerárquicos, el WhatsApp facilita la solución de asuntos urgentes, permite la intervención en conflictos inmediatamente, agiliza el envío y recepción de documentos, unifica equipos y además:

• Hace que la comunicación entre varios sectores de la compañía sea más dinámica y plural, a diferencia de lo que ocurre en los correos electrónicos institucionales;

• Permite el acceso a equipos completos, independientemente de la presencia física de todos los profesionales en el mismo lugar y al mismo tiempo;

• Agiliza la aprobación de materiales;

• Transmite con eficiencia comunicados sobre eventos, campañas, mensajes de la alta dirección, vacantes de trabajo abiertas y cambios en la rutina;

  
  

  

  
  

• Refuerza la cultura organizacional;

• Acerca a los colaboradores de diferentes departamentos con sus gerentes;

• Automatiza la atención a clientes.

Usado de la manera correcta, el WhatsApp puede influir en la productividad de la corporación, dado que la interacción ocurre todo el tiempo y en cualquier lugar. Pero esta ventaja de la herramienta no puede convertirse en un detonante para comportamientos abusivos y opresivos.

Lee también: Grupos de WhatsApp en el trabajo: reglas para jefes y colaboradores

Cómo optimizar la comunicación por WhatsApp entre líderes y liderados

Los líderes deben dar el tono a toda la comunicación y de esta manera, deben ser los primeros en respetar el horario laboral, cuidar del lenguaje, evitar temas no relacionados con el trabajo a través del WhatsApp corporativo y más...

• Crear políticas de uso del WhatsApp, que sean seguidas por todos los usuarios de la empresa;

• Evitar el envío de mensajes truncados, para una buena comprensión de la información transmitida por este canal;

• No advertir a ningún usuario en el grupo. Envíe un mensaje personal en privado;

• Evite el envío de audio. No siempre las personas pueden escuchar la información en ese momento y el mensaje deja de ser instantáneo porque puede demorar en ser respondido;

• No envíe emojis, gifs, stickers, ya que esto abrirá un precedente para que los demás usuarios lo hagan, sacando la concentración del equipo en los temas corporativos;

  
  

  

• No utilice jerga;

• LEA SIEMPRE el mensaje antes de enviar para asegurar la claridad y corregir errores de digitación;

• En la comunicación con el grupo de trabajo, dé preferencia a comunicados generales, de interés colectivo. Evite dirigir en el grupo un mensaje a algún usuario específico. Si no es posible, cite el @ del usuario para facilitar la visualización del mensaje por él.

Sabemos que seguir íntegramente el contenido que circula en el WhatsApp de la empresa puede ser inviable, incluso por las demandas diarias del propio trabajo. Sin embargo, tampoco es aconsejable ignorar lo que se dice en los grupos, ya que alguna situación importante puede pasar desapercibida.

Un monitoreo de las conversaciones para garantizar el cumplimiento de las normas de la corporación y detectar posibles desviaciones de conducta y ruidos en la comunicación es altamente recomendable.

Lee también: Principales dudas sobre el monitoreo de WhatsApp corporativo

Zapper es una solución inédita en América Latina para el monitoreo de los diálogos a través del WhatsApp corporativo y que contribuye a la gestión de la información transmitida por la aplicación.

El gerente registra palabras clave que puedan indicar conflictos, acosos, bullying, prejuicio, entre otras ocurrencias, y se emite una alerta para análisis e intervención inmediata.

El contenido captado por Zapper se transfiere inmediatamente a la nube, garantizando la integridad de las interacciones incluso si alguien borra la conversación o un fragmento de la misma. El acceso a esos datos es restringido, ofreciendo seguridad en el almacenamiento de este material por tiempo indefinido.

Y gracias a la funcionalidad Analytics de Zapper, el contenido de los diálogos ocurridos en el WhatsApp puede generar informes personalizados, según la necesidad de la compañía.

El gerente de comunicación puede supervisar el desempeño del equipo, mapear puntos de mejora y a partir de ello, elaborar capacitaciones para el perfeccionamiento del equipo y controlar el horario de las interacciones para evitar que cualquier usuario trabaje fuera del horario laboral sin autorización de la organización, entre otros beneficios.

Ya el equipo comercial puede detectar durante la atención al público externo, la aceptación de productos, el rendimiento de campañas promocionales, tabular las principales quejas y sugerencias de mejora y verificar la eficiencia y puntualidad en las entregas.

Estos son solo dos ejemplos de departamentos que pueden beneficiarse del monitoreo de WhatsApp por Zapper. ¡Es hora de que su empresa revise todo esto de cerca!

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