Transacciones comerciales, negociaciones, pagos, envío de archivos personales... Cuando estas operaciones comenzaron a realizarse de forma remota, por teléfono o por correo electrónico, las organizaciones se estructuraron para minimizar los riesgos de filtraciones y pérdida de información a través de estos canales.

La escucha y grabación de conversaciones telefónicas, el monitoreo de correos electrónicos y computadoras en las empresas, y el respaldo en dispositivos físicos funcionaron durante muchos años como una estrategia de control y seguridad de datos, pero con la llegada de WhatsApp, los procesos de gobernanza de la comunicación necesitaron ser revisados.

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Nunca hemos hablado tanto con empresas, tiendas, bancos y proveedores de servicios como ahora y esto se debe a la gratuidad de WhatsApp, además de la practicidad y velocidad que ofrece la plataforma. Con esto, el volumen de mensajes que circulan por la aplicación aumentó drásticamente, exigiendo a las corporaciones soluciones más avanzadas de control y respaldo.

En este artículo vamos a entender por qué adoptar el respaldo en las rutinas de comunicación a través de WhatsApp y lo que la falta de esta práctica puede significar para el negocio.

Monitoreo de WhatsApp y respaldo en la misma solución

En 2014, cuando WhatsApp aún no era tan popular en las organizaciones, un estudio realizado por EMC en asociación con Vancon Bourne con 125 compañías brasileñas concluyó que la pérdida de datos por parte de las organizaciones resultó en pérdidas por un valor de US$26 mil millones.

En aquella época, la gran preocupación era con los correos electrónicos, dado que dichas organizaciones perdieron juntas, en un período de 12 meses, más de 24 millones de mensajes. La ausencia de políticas de respaldo y el almacenamiento deficiente ya generaban problemas como caída en la productividad, pérdida de ingresos, procesos judiciales por filtraciones, cese de actividades, daños a la imagen y aplicación de multas a las corporaciones.

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Hoy en día, con el uso prioritario de WhatsApp en la comunicación corporativa, es imposible calcular la pérdida financiera causada por la pérdida de los mensajes intercambiados en la plataforma. La importancia del respaldo de las conversaciones a través de WhatsApp aumenta proporcionalmente cuando se trata de información sensible.

Los sectores más afectados por la falta de estrategias de respaldo en WhatsApp son:

• Instituciones bancarias que manejan datos personales de clientes e información confidencial de empresas;

  
  

• Instituciones médicas, que manejan información extremadamente sensible de pacientes;

  
  

• E-comercios que necesitan datos de tarjeta de crédito del consumidor;

  
  

• Instituciones educativas que utilizan la aplicación para enviar y recibir documentos personales;

  
  

• Organizaciones que operan con atención y representación comercial a través de WhatsApp y que utilizan la aplicación para el envío de contratos, datos de registro, entre otros.

Monitorear un alto volumen de interacciones, tratar los datos según las exigencias de la LGPD (Ley General de Protección de Datos) y aún detectar conversaciones que necesitan mayor atención es un trabajo complejo, que sin la ayuda de la tecnología, requiere de grandes equipos y altos inversiones financieras.

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Afortunadamente, ya existe una solución en el mercado que cuenta con inteligencia artificial y recursos de machine learning para captar interacciones a través de WhatsApp corporativo, almacenarlas en máxima seguridad en la nube y además generar análisis de las conversaciones para la empresa.

Zapper es innovación para el WhatsApp corporativo

Creadora por una startup brasileña y con pionerismo en América Latina, la plataforma Zapper une el monitoreo de conversaciones a través de WhatsApp corporativo, almacenamiento en la nube y análisis de datos, equacionando la necesidad de gobernanza de la información digital y de respaldo.

Implementada en las cuentas y dispositivos utilizados por la empresa, Zapper capta todas las interacciones de texto, audio, imagen y video intercambiadas con el equipo y terceros y guarda este material automáticamente en la nube, garantizando el registro de todos los diálogos, incluso si alguien intenta borrar alguna parte de las conversaciones.

Este respaldo se almacena por tiempo indefinido, en la nube, a prueba de cualquier falla de hardware, software o ausencia de energía eléctrica en la compañía. El acceso es restringido al gestor de la comunicación, minimizando el riesgo de filtración de la información.

El respaldo guardado en la nube permite que la empresa acceda a información importante en casos de eventuales disputas judiciales y así, pueda producir las comprobaciones requeridas. Además, la práctica colabora mucho con el aumento de la credibilidad del cliente hacia la empresa, ya que los datos personales estarán seguros.

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Otra funcionalidad de Zapper es el monitoreo de conversaciones en tiempo real, con la señalización de situaciones sospechosas, como el uso de un lenguaje inapropiado, ocurrencia de desviaciones de conducta y incumplimiento de las reglas de la empresa.

Palabras clave son identificadas durante el diálogo, emitiendo una alerta al gestor que puede verificar el contexto de la interacción de inmediato y actuar con las medidas necesarias.

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Una vez que el contenido es almacenado en la nube, la propia plataforma se encarga de analizar la información que el gestor necesita, permitiendo el seguimiento total de la jornada de comunicación con los contactos.

Es organización, seguridad e inteligencia conversacional aplicadas en la misma solución, atendiendo a la demanda de las compañías que se  conectan y se relacionan con su público a través de WhatsApp. ¿Está su empresa entre aquellas que conversan con los clientes por la aplicación?

Entonces, ¡necesita conocer Zapper!

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